取引先から「ウィルス検出通知/VIRUS DETECTIONという件名のメールが届いたが、送信した覚えはあるか」と確認された場合、自社のメールアカウントが感染しているのではないかと不安になることがあります。しかし、このような通知は必ずしも自分のパソコンやメールサーバーからウイルス付きメールが送信されたことを意味するわけではありません。この記事では、送信者として自社メールアドレスが表示されたウイルス検出通知が届く原因や確認すべきポイント、取引先への対応方法について解説します。
ウィルス検出通知/VIRUS DETECTIONとは何か
「ウィルス検出通知/VIRUS DETECTION」という件名のメールは、メールセキュリティシステムがウイルスや不審なファイルを検出した際に自動送信する通知です。
多くの場合、受信側のメールサーバーやセキュリティサービスが、届いたメールを検査した結果、危険性があると判断して生成しています。
そのため、自分が送った通常のメールとは別に、数十分後など時間をずらして通知だけが相手に届くケースがあります。
自分のメールアドレスが表示される主な原因
取引先に届いたウイルス検出通知に自社のメールアドレスが表示されていても、必ずしも自社からウイルスメールを送信したとは限りません。
代表的な原因として「メールアドレスのなりすまし（スプーフィング）」があります。これは、攻撃者が送信元欄に実在するメールアドレスを設定してメールを送る手口です。
例えば、自社のメールアドレスを偽装した迷惑メールが取引先へ送られ、そのメールにウイルスが添付されていた場合、取引先のセキュリティシステムが検出して「送信者」として自社アドレスを表示することがあります。
実際にメールを送っていない場合に確認すること
まず確認したいのは、自社の送信済みメールやメールサーバーのログです。送信履歴に不審なメールがないか確認してください。
通常通り送ったメールが問題なく届いており、その後にウイルス検出通知だけが届いた場合は、メール本文や添付ファイルではなく、別の経路で偽装メールが送信された可能性があります。
また、社内の他の社員のアカウントから大量送信されていないか、パスワード変更などの不審な操作履歴がないかも確認すると安心です。
メールアカウントが乗っ取られている可能性がある場合の対処
もし送信履歴に覚えのないメールが存在する場合は、メールアカウントが不正利用されている可能性があります。
その場合は、早急にメールパスワードを変更し、可能であれば二段階認証を有効にしてください。また、利用しているメールサービスや社内システム管理者へ相談することも重要です。
例えば、社員のメールアカウントから大量の迷惑メールが送信されていた場合、取引先だけでなく自社のメールドメイン全体が信用低下や受信拒否の対象になる可能性があります。
取引先から問い合わせを受けた場合の対応方法
取引先から確認を受けた場合は、まず状況を説明し、調査していることを伝えることが大切です。
「送信履歴を確認したところ該当メールは確認できませんでした。メールアドレスの偽装による可能性もあるため、引き続き確認します」といった形で回答すると、相手にも安心感を与えられます。
また、取引先側のセキュリティシステムが検出したメールのヘッダー情報を確認してもらうことで、本当の送信元や経路を特定できる場合があります。
送信元偽装を防ぐためにできる対策
メールアドレスのなりすまし対策として、ドメイン側で送信元認証を設定することが有効です。
代表的な仕組みにはSPF、DKIM、DMARCがあります。これらを設定することで、自社ドメインを利用した不正なメール送信を検出しやすくなります。
例えば、正規のメールサーバー以外から自社ドメインを使ったメールが送信された場合、受信側のメールサービスが不正メールとして判断しやすくなります。
まとめ｜ウィルス検出通知が届いても原因を切り分けることが重要
「ウィルス検出通知/VIRUS DETECTION」が取引先に届いた場合でも、自社のパソコンやメールアカウントが必ず感染しているとは限りません。
メールアドレスの偽装によって、実際には第三者が送ったメールなのに、自社アドレスが送信者として表示されるケースがあります。
まずは送信履歴やログを確認し、不審な送信があればパスワード変更や管理者への相談を行いましょう。問題が確認できない場合でも、取引先へ状況を説明し、今後のためにメール認証設定を見直すことが大切です。
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