Outlookの共有メールボックスに通知を設定する方法

Outlookを使用していると、個人の受信ボックスにはメールの通知が届くのに、共有メールボックスの通知が届かないという問題に直面することがあります。共有のメールボックスにも通知機能を設定して、重要なメールを見逃さないようにする方法を解説します。

Outlookでの通知設定とは？

Outlookでは、通常の受信ボックスに加え、複数のメールボックスを管理することができます。個人の受信ボックスや共有メールボックスに届く新しいメールには、設定によって通知が表示されます。しかし、特に共有メールボックスでは、初期設定で通知が無効になっていることがあります。

通知設定を変更することで、共有メールボックスに届いたメールの確認漏れを防ぐことができます。では、どのように設定を行うのでしょうか？

共有メールボックスに通知を設定するための具体的な手順は次の通りです。

Outlookを開き、共有メールボックスを追加
最初に、共有メールボックスをOutlookに追加する必要があります。これは、Outlookの「アカウント設定」から行います。追加された共有メールボックスが、個人のメールボックスと同様に表示されるようになります。
通知設定の確認
Outlookで共有メールボックスに届く新しいメールに通知が届くように設定を確認します。これは「設定」→「通知」のメニューから変更可能です。

これらの設定を行うことで、通知を受け取ることができるようになります。

Outlookのデスクトップ版だけでなく、モバイルアプリを使っている場合も、通知の設定が異なる場合があります。特に、アプリでの通知設定を行うことで、外出先でもリアルタイムに共有メールボックスの確認ができます。

モバイル版では、アプリを開き、「設定」から「通知」設定を選択し、どのメールボックスに通知を表示するかを選択することができます。これを活用することで、どこにいても重要なメールを即座に確認できます。

メールの通知を確実に受け取るためには、以下のポイントに注意しましょう。

通知の優先度設定
Outlookでは通知の優先度を設定することができます。重要なメールが届いた場合にすぐに気づけるように、通知の優先度を「高」に設定することができます。
通知音やバナー通知
通知音を設定することで、共有メールボックスに新しいメールが届いたことを聞き逃すことがなくなります。また、バナー通知を設定して、画面上に新着メールのプレビューが表示されるようにすることもできます。