PDFをメールで送る時に添付ファイル表示を避ける方法｜リンク共有できる無料サービスを解説

PDFファイルをメールで共有する際、ファイルを直接添付すると容量制限やメール画面上での表示が気になることがあります。特に、YouTubeのようにURLだけを貼り付けて相手に開いてもらう形式で共有したい場合は、オンラインストレージやファイル共有サービスを利用する方法が便利です。

この記事では、Googleドライブのように「リンクを知っている人だけ閲覧可能」「ダウンロードせずブラウザでPDFを確認可能」「無料で利用できる」サービスや、メール本文にURLだけを貼る方法について解説します。

PDFをメール添付ではなくリンク共有するメリット

PDFをメールに直接添付すると、受信側では添付ファイルとして表示されます。また、ファイル容量が大きい場合は送信エラーになったり、相手のメール容量を圧迫したりすることがあります。

一方で、PDFをオンライン上に保存してURLを共有すれば、メール本文には通常のリンクだけを記載できます。受信者はリンクをクリックするだけでブラウザ上からPDFを確認できます。

例えば、資料や案内状を複数人へ送る場合、毎回ファイルを添付するよりも、1つの共有リンクを作成して送る方が管理しやすくなります。

GoogleドライブでPDFをリンク共有する方法

Googleドライブは無料で利用でき、PDFの閲覧共有にも対応しています。ファイルの共有設定を変更することで、特定のリンクを知っている人だけが開ける状態にできます。

設定例としては、GoogleドライブへPDFをアップロードした後、「共有」設定から「リンクを知っている全員」に変更し、権限を「閲覧者」に設定します。

その後発行されたURLをメール本文へ貼り付ければ、相手はリンクをクリックしてPDFをブラウザで確認できます。ただし、メールソフトによってはGoogleドライブのプレビュー表示やカード表示になる場合があります。

添付ファイルのように表示されにくいPDF共有サービス

メール本文をシンプルなURL表示にしたい場合は、Googleドライブ以外のファイル共有サービスを利用する方法もあります。

代表的なサービスには、以下のようなものがあります。

これらのサービスでは、PDF自体をメールに添付するのではなく、共有用URLだけを送るため、受信者側では通常のリンクとして扱われやすくなります。

PDFをWebページのように表示したい場合の方法

よりYouTubeリンクに近い感覚で共有したい場合は、PDFを公開可能な場所へ配置してURLを発行する方法があります。

例えば、自分のWebサイトや無料ホームページサービスへPDFをアップロードし、そのPDFファイルのURLをメールに記載する方法です。この場合、メールには単純なURLだけが表示されます。

ただし、誰でもアクセスできるURLになる場合があるため、個人情報を含む資料や機密書類ではアクセス制限できるサービスを利用することが重要です。

リンク共有する時に注意したいセキュリティ設定

PDFをリンクで共有する場合は、公開範囲の設定を必ず確認しましょう。「リンクを知っている全員」が閲覧できる設定では、URLが第三者へ渡ると内容を見られる可能性があります。

例えば、社内資料や個人情報を含むPDFの場合は、閲覧できるユーザーを限定したり、パスワード付きPDFを利用したりする方が安全です。

反対に、イベント案内や公開資料など、多くの人に見てもらう目的のPDFならリンク共有設定でも問題ありません。

メールでPDFリンクだけを送る時のポイント

メール本文へURLを貼る時は、ファイルを添付するのではなく、共有リンクをコピーして貼り付けます。これにより、相手はリンクをクリックしてPDFを確認できます。

また、メールソフトによってはURLを自動的にプレビュー表示する場合があります。その表示形式は送信者側では完全に制御できないことがあります。

確実にシンプルな表示にしたい場合は、短縮URLサービスを利用したり、URLの前後に説明文を入れたりする方法もあります。

まとめ：PDF共有はファイル添付よりリンク共有が便利

PDFをメールで送る場合、直接添付する方法だけでなく、オンラインストレージに保存して共有リンクを送る方法があります。

Googleドライブ、Dropbox、OneDriveなどを利用すれば、無料でPDFをブラウザ表示できる共有環境を作成できます。メール上で添付ファイルのような表示を避けたい場合は、PDFの共有リンクを作成してURLだけを貼り付ける方法がおすすめです。