Gmailで宛先を選ぶときやGoogle コンタクトを開いたとき、連絡先が「アルファベット順でも、あいうえお順でもない」と感じることがあります。特に日本語名と英語名、メールアドレスだけの相手が混在していると、並び方の規則が分かりにくくなります。
まず知っておきたいのは、Gmailの宛先候補とGoogle コンタクトの連絡先一覧は同じように見えても、必ずしも同じ並び方をするものではないことです。連絡先を名前順に整理したい場合は、Gmailのメール作成画面ではなく「Google コンタクト」で表示順・並べ替え設定を確認するのが基本です。
また、日本語の連絡先を「あいうえお順」にきれいに並べたい場合は、単に表示名を入力するだけでは期待した順序にならないことがあります。ここでは、Gmail・Google コンタクトの違いから具体的な設定手順まで解説します。
Gmailの連絡先が無作為に並んでいるように見える理由
Gmailでメールを新規作成し、「To」欄へ文字を入力すると表示される宛先候補は、単純なアドレス帳の五十音順・ABC順一覧ではありません。GoogleはGmailでメールを送信した相手などを「その他の連絡先」として保存する機能も提供しています。
そのため、「連絡先として自分で登録した人」「過去にやり取りした人」「その他の連絡先」などが関係し、Gmail上では自分が想定した住所録の順番とは違って見えることがあります。Googleは「その他の連絡先」について、やり取りした相手を自動保存する仕組みを案内しています。[参照] Google コンタクト ヘルプ「連絡先の自動保存」
したがって、Gmailの宛先候補を見て「Googleの連絡先そのものがランダムに保存されている」と判断する必要はありません。住所録として整理するときはGoogle コンタクトを開いて確認します。
パソコンではGoogle コンタクトで連絡先を管理する
パソコンで連絡先を整理する場合は、ブラウザからGoogle コンタクトを開きます。Gmailと同じGoogleアカウントでログインして利用できます。[参照] Google コンタクト
Google コンタクトでは、登録している人の名前、メールアドレス、電話番号などを確認・編集できます。Gmailはメールを送受信するサービス、Google コンタクトはGoogleアカウントの連絡先を管理するサービス、と分けて考えると分かりやすくなります。
例えば「山田太郎さんのメールアドレスを登録したはずなのに順番がおかしい」という場合は、Gmailの受信トレイではなくGoogle コンタクトで「山田太郎」の登録内容を開き、名前の入力状態を確認します。
Google コンタクトでは姓・名の並べ替え設定を確認する
Google コンタクトには、連絡先の名前について「姓」「名」をどのように扱うかに関係する設定があります。Google コンタクトの設定画面から、名前の並べ替え方法や表示方法を確認できます。
パソコンではGoogle コンタクトを開き、画面右上にある歯車型の「設定」を選択します。設定項目に名前の並べ替え・表示に関する項目が表示される場合は、希望する形式へ変更します。
例えば「山田 太郎」「佐藤 花子」という登録で、姓を基準として扱いたい場合は姓側を基準とする設定を選びます。英語圏式に名を基準にすると、同じ住所録でも期待する順番と違って感じる場合があります。
メールアドレスそのものをABC順にしたい場合は注意
「連絡先をアルファベット順にしたい」という場合、「登録されている人の名前をABC順にしたい」のか、「メールアドレスそのものをABC順にしたい」のかで意味が異なります。
Google コンタクトは基本的に人物の連絡先を管理する住所録です。そのため、例えば「田中さん」のメールアドレスがabc@example.comであっても、メールアドレスの「a」を基準に一覧の先頭へ置くという使い方を前提としたものではありません。
Google コンタクトの標準機能で、一覧をメールアドレス文字列そのものを基準にA→Zへ自由にソートする操作は限定的です。メールアドレスを基準に厳密な並べ替えをしたい場合は、連絡先をエクスポートして表計算ソフトで整理する方法があります。
日本語名を「あいうえお順」にしたいときは名前の登録方法も確認
日本語の名前では漢字の読み方をコンピューターが必ず正確に判断できるとは限りません。「山田」を「やまだ」、「山崎」を「やまざき」と人間なら読めても、文字列としての漢字だけから常に期待通りの五十音順になるとは限りません。
そのため、日本語の住所録を厳密に五十音順で管理したい場合は、連絡先の名前情報を統一して入力することが重要です。姓と名が逆になっていたり、ある人だけ名前全体を一つの欄へ入力していたりすると、並び方が不自然に感じられることがあります。
例えば「山田 太郎」「佐藤 花子」「鈴木 一郎」を登録するとき、全員について姓・名の入力方法を統一します。英字名、日本語名、会社名だけの連絡先などが混ざっている場合は、完全な「あいうえお順」に見えないことがあります。
スマートフォンではGoogle コンタクトアプリの並べ替えも確認
AndroidスマートフォンではGoogle コンタクトアプリの設定から、連絡先の並べ替え方法や名前の表示形式を変更できます。Google公式ヘルプでも、連絡先の表示方法を変更する手順が案内されています。[参照] Google コンタクト ヘルプ
一般的にはGoogle コンタクトアプリを開き、設定から「並べ替え」や名前の形式に関する項目を確認します。アプリのバージョンによって画面構成や表記が変わることがあるため、項目名が完全に同じでない場合があります。
また、スマートフォンにはGoogleアカウント以外の連絡先が表示されることもあります。端末本体、別のGoogleアカウント、その他のサービスなど複数の保存先が混ざっている場合は、どのアカウントの連絡先を表示しているのかも確認しましょう。
Gmailで「その他の連絡先」が混ざる場合の整理方法
自分で登録した覚えがないメールアドレスが候補に大量に表示される場合は、「その他の連絡先」を確認すると原因が分かることがあります。Google コンタクトには通常の「連絡先」とは別に「その他の連絡先」があります。
Googleによると、Gmailでやり取りした相手などの情報を自動的に保存し、次回メールを送るときの候補として表示できる仕組みがあります。不要な相手が候補に出る場合は「その他の連絡先」から削除できます。[参照] Google コンタクト ヘルプ
今後、自動的に連絡先情報が追加されるのを避けたい場合は、Gmailの設定にある連絡先の自動作成に関する項目も確認します。必要な相手だけを手動登録する運用にすると、住所録を整理しやすくなります。
メールアドレス順に厳密に並べたいならCSVで整理する方法もある
Google コンタクト上の表示ではなく、「登録している全メールアドレスをAからZまで完全に並べた一覧が欲しい」という場合は、Google コンタクトから連絡先をエクスポートする方法が便利です。
Google コンタクトでは連絡先をCSV形式などでエクスポートできます。[参照] Google コンタクト「連絡先のエクスポート」 CSVをExcelやGoogle スプレッドシートで開けば、メールアドレス列を選択してA→Zに並べ替えることができます。
例えば「名前順ではなくメールアドレスのドメインや先頭文字を基準に整理したい」「数百件のアドレスを確認したい」という用途では、この方法のほうが柔軟です。ただし、再インポートする場合は重複連絡先を作らないよう、元データをバックアップしてから作業すると安全です。
「名前順」と「Gmailの宛先候補順」は分けて考える
最も混乱しやすいポイントは、Google コンタクトで名前順に整理しても、Gmailで「To」欄をクリックしたときの候補が必ずその一覧と同じ順番になるとは限らないことです。
Gmailの宛先入力は、住所録を閲覧するためだけの機能ではなく、目的の相手を検索してメールを送るための入力補助でもあります。そのため、「Gmailに表示される候補を常にA→Zまたはあ→んの固定順にしたい」という要望と、「Google コンタクトの住所録を名前順で管理したい」という要望は分けて考える必要があります。
住所録として順番に探したい場合はGoogle コンタクトを使い、Gmailでは宛先の名前やメールアドレスの一部を入力して検索する、という使い分けが実用的です。
まとめ：Gmailの宛先候補ではなくGoogle コンタクトで並び方を確認する
Gmailで表示されるメールアドレスがアルファベット順・あいうえお順ではなく、無作為に並んでいるように感じても、必ずしも連絡先データ自体がランダムに保存されているわけではありません。Gmailの宛先候補とGoogle コンタクトの住所録一覧は分けて考える必要があります。
名前を基準に整理したい場合は、まずGoogle コンタクトを開き、姓・名が正しく登録されているか、名前の並べ替え・表示設定が希望する形式になっているかを確認します。日本語名については、漢字だけでは期待する五十音順にならない場合もあるため、名前情報を統一して登録することもポイントです。
一方、メールアドレス文字列そのものを厳密なABC順に一覧化したい場合は、Google コンタクトからCSVへエクスポートし、ExcelやGoogle スプレッドシートでメールアドレス列をA→Zに並べ替える方法が確実です。
また、自分で登録していない相手がGmailの候補に多数表示される場合は「その他の連絡先」も確認しましょう。Gmail、Google コンタクト、その他の連絡先という3つの違いを理解すると、「なぜこの順番なのか」「どこを整理すればよいのか」が分かりやすくなります。
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