Googleドキュメントで文章を作成していると、「今何ページあるのか確認したい」「文字を大きくしたい」「上下左右の余白を変更したい」といった場面があります。これらはGoogleドキュメントのメニューやツールバーから確認・設定できますが、ページ分けあり・ページ分けなしのどちらを使用しているかによって、ページ数や余白の扱いが異なる点には注意が必要です。
特にレポート、論文、提出書類など「A4で○ページ」と指定されている文書では、ページ形式を確認してから文字サイズや余白を調整すると失敗しにくくなります。ここではパソコン版Googleドキュメントを中心に、ページ数の確認方法、文字サイズ、余白の設定方法を順番に解説します。
Googleドキュメントの現在のページ数を確認する方法
Googleドキュメントを印刷用のページ形式で使用している場合、文書が何ページになっているかは「ツール」→「文字カウント」から確認できます。文字カウントの画面には、ページ数のほか、単語数、文字数などが表示されます。
キーボードショートカットを利用する場合、WindowsやChromebookではCtrl＋Shift＋C、MacではCommand＋Shift＋Cで文字カウントを開けます。長いレポートを作成しているときは、この方法を覚えておくとすぐにページ数を確認できます。
例えば学校から「A4で5ページ程度」と指定されている場合、文章を書きながら文字カウントを確認すれば、現在3ページなのか5ページなのかを把握できます。ただし、フォントサイズや余白を変更すると改ページ位置も変化するため、最終的なページ数は書式を整えた後にも確認しましょう。
ページ数が表示されない場合は「ページ分けなし」を確認
Googleドキュメントには、紙への印刷を前提とした「ページ」形式と、Webページのように連続した領域へ文章を書く「ページ分けなし」の形式があります。ページ分けなしでは紙のページという概念がないため、通常のページ数を基準に文書を作る用途には向きません。
現在の設定は「ファイル」→「ページ設定」を開くことで確認できます。ページ数や紙の余白を管理したい場合は「ページ」を選択します。
「○ページ以内」「A4で○ページ」といった指定がある文書を作る場合は、基本的に「ページ」形式を利用すると分かりやすいでしょう。ページ分けなしを使っていると、紙面上のページ数や上下の余白を基準に調整できないためです。
文字の大きさ（フォントサイズ）を変更する方法
文字サイズは、変更したい文字を選択してから、画面上部のツールバーにあるフォントサイズの数値を変更します。「10」「11」「12」などと表示されている部分です。
例えば本文を11ポイントから12ポイントに変更したい場合は、対象の文章をドラッグして選択し、フォントサイズ欄で「12」を選びます。文書全体の文字サイズを変更するなら、WindowsではCtrl＋A、MacではCommand＋Aで全文を選択してからサイズを変更すると簡単です。
なお、文字を大きくすると1行に入る文字数が減り、同じ文章でもページ数が増えることがあります。反対に文字を小さくするとページ数は減りやすくなりますが、提出物では指定されたフォントサイズがないか先に確認することが重要です。
Googleドキュメントの余白を設定する方法
上下左右の余白を数値で設定したい場合は、「ファイル」→「ページ設定」を開きます。「ページ」形式を選択している場合、上・下・左・右の余白をそれぞれ指定できます。
例えば左側だけ余白を広くしたい場合は、左余白の数値を大きくします。上下左右を同じ幅にしたい場合は、それぞれ同じ数値を入力します。用紙サイズやページの向きなどもページ設定から変更できるため、印刷や提出を前提とした文書では最初に設定しておくと便利です。
余白を狭くすると1ページに収まる文章量は増え、広くすると文章量は減ります。そのため、「あと数行だけ次のページにはみ出してしまう」という場合でも、提出条件で余白が指定されていなければ、余白の調整によってページ内に収められる場合があります。
左右の余白と段落のインデントを混同しないようにする
Googleドキュメントでは画面上部のルーラーをドラッグして文章の開始位置を動かせます。ただし、ルーラーにあるインデント調整とページそのものの余白設定は別の機能です。
例えば、ある段落だけ文章の開始位置を右側へずらしたいのであればインデントが便利です。一方、「すべてのページで左端から2cm空けたい」といった文書全体の設定なら、ページ設定の余白を利用するほうが適しています。
レポート全体の余白を変更するつもりでインデントだけを動かしてしまうと、段落ごとに位置が異なるなど書式が崩れることがあります。紙面全体の設定なのか、特定の段落だけの設定なのかを区別すると操作しやすくなります。
ページ番号を表示したい場合は「ページ数」とは別の設定
「現在のページ数を知りたい」という場合と、「各ページに1、2、3……という番号を表示したい」という場合では操作が異なります。文書内にページ番号を入れたい場合は、「挿入」メニューからページ番号を設定します。
ページ番号を設定すると、ヘッダーまたはフッター部分などにページ番号を表示できます。レポートや論文など複数ページの文書では、印刷した後でも順番が分かるため便利です。
一方、文書が全部で何ページあるのかを確認するだけなら、ページ番号を挿入する必要はありません。「ツール」→「文字カウント」で確認すれば十分です。この2つを区別しておくと目的の機能を見つけやすくなります。
レポート作成時におすすめの設定手順
学校や仕事の提出物をGoogleドキュメントで作る場合は、文章を書き終えてからページ数を無理に合わせるより、最初に用紙や余白などの条件を設定しておくほうが効率的です。
例えば「A4・本文12ポイント・上下左右に指定された余白・5ページ以内」という条件なら、最初にページ設定でA4と余白を指定し、本文の文字サイズを12ポイントにしてから文章を書きます。その状態で文字カウントを確認すれば、提出時に近い条件でページ数を把握できます。
また、ページ数を減らす目的だけで文字サイズや余白を極端に小さくするのはおすすめできません。読みやすさが低下するだけでなく、提出先で書式が指定されている場合は条件違反になる可能性があります。
スマホ版とパソコン版では操作画面が異なる
Googleドキュメントはパソコンのブラウザだけでなく、AndroidやiPhone・iPad向けアプリでも利用できます。ただし、アプリ版ではメニューの位置や利用できる書式設定がパソコン版と異なる場合があります。
スマートフォンで簡単な文章編集を行う場合はアプリでも十分ですが、ページ数、用紙サイズ、余白などを細かく確認しながらレポートを仕上げる場合は、パソコン版のGoogleドキュメントのほうが操作しやすいでしょう。
またGoogleドキュメントは機能や画面構成が更新されることがあります。メニューの名称や配置が手元の画面と異なる場合は、Googleドキュメントのヘルプで最新の操作方法を確認するのが確実です。
まとめ｜ページ数・文字サイズ・余白はそれぞれ設定場所が違う
Googleドキュメントでは、文書全体のページ数は「ツール」→「文字カウント」、文字の大きさは上部ツールバーのフォントサイズ、ページの余白は「ファイル」→「ページ設定」から確認・変更するのが基本です。
ただし、余白やページ数を扱う場合には文書が「ページ」形式になっているかも確認しておきましょう。「ページ分けなし」では紙のページという考え方が異なるため、印刷やページ数指定のある文書では「ページ」形式が適しています。
提出物を作る場合は、用紙サイズ→余白→フォント・文字サイズの順に基本書式を決め、その後に文章を作成してページ数を確認すると、完成直前にレイアウトを大幅修正する手間を減らせます。
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