Googleフォームでアンケートや申込フォームを作成していると、回答者が連絡先を入力し忘れてしまい、後から連絡できず困るケースがあります。特にメールアドレスを収集する設定にしていなかった場合や、電話番号だけ入力されていても発信者番号非通知設定などで連絡できない場合は、対応方法を考える必要があります。この記事では、Googleフォームの回答者へ連絡するために事前にできる設定や、すでに回答を受け取った後に確認できる方法について解説します。
Googleフォームの回答者へ連絡できるかは取得情報によって決まる
Googleフォームでは、回答者が入力した情報をもとに連絡を取る仕組みになっています。そのため、メールアドレスや電話番号などの連絡先情報を取得していなければ、フォーム管理者側から直接連絡することは基本的にできません。
Googleフォームは匿名でも回答できる仕組みがあり、回答者の個人情報を自動的に取得するわけではありません。フォーム作成時に「メールアドレスを収集する」設定を有効にしていない場合、回答一覧にもメールアドレスは表示されません。
例えば、応募フォームで名前だけを入力してもらった場合、同姓同名の人を区別できず、連絡先がなければ本人へ連絡する手段はなくなります。
Googleフォームでメールアドレスを取得する設定方法
今後同じ問題を防ぐには、フォーム作成時に回答者のメールアドレスを取得する設定を有効にしておくことが重要です。
Googleフォームの設定画面では、「回答」関連の設定からメールアドレスの収集を有効にできます。有効にすると、回答者がGoogleアカウントでログインしている場合などにメールアドレスを取得できます。
また、確実に連絡先を取得したい場合は、フォーム内に「メールアドレスを入力してください」という質問項目を追加する方法もあります。この方法ならGoogleアカウントを持っていない人からも情報を受け取れます。
電話番号だけ分かる場合に確認したいこと
回答者が電話番号を入力していた場合でも、必ず連絡が取れるとは限りません。携帯電話では迷惑電話対策やプライバシー保護のため、非通知拒否や登録外番号拒否などの設定をしている利用者もいます。
その場合、何度電話をしても接続できない可能性があります。相手が連絡を待っている状況であれば、別の連絡方法を用意しておく必要があります。
例えば、申込フォームに「メールアドレス」「電話番号」「希望連絡方法」の項目を用意しておけば、電話がつながらない場合でもメールで連絡できるようになります。
回答後に連絡先が分からない場合の対応方法
すでにGoogleフォームで回答を受け取った後で、メールアドレスなどの情報がない場合は、Googleフォームの機能だけで回答者を特定することはできません。
まず確認すべきなのは、回答スプレッドシートに記録されている項目です。フォーム作成者が追加した質問項目の中に、名前や会社名、SNSアカウントなど連絡につながる情報がないか確認します。
また、回答者がフォームのURLをどこから取得したのか分かる場合は、フォームを掲載したページや投稿元を通じて連絡を呼びかける方法もあります。ただし、第三者に個人情報を公開しないよう注意が必要です。
Googleフォーム作成時に設定しておきたい連絡先管理のポイント
問い合わせや応募を受け付ける目的でGoogleフォームを利用する場合は、最初から連絡手段を確保する設計にしておくことが大切です。
- メールアドレス入力欄を必須項目にする
- 電話番号だけでなくメール連絡先も取得する
- 連絡可能な時間帯や希望連絡方法を確認する
- 回答後の案内文に問い合わせ先を記載する
例えばイベント参加申込フォームであれば、「当選連絡を送るためメールアドレスをご入力ください」と目的を明記すると、回答者も安心して入力できます。
個人情報を取得する場合は、利用目的を明確にし、取得した情報を適切に管理することも重要です。
まとめ｜Googleフォームでは事前に連絡手段を取得する準備が必要
Googleフォームで回答者へ連絡したい場合、フォーム作成時にメールアドレスや電話番号などの連絡先を取得する設定にしておくことが大切です。
すでに回答を受け取った後で連絡先が不足している場合、Googleフォームの管理者側から新たに情報を取得することはできません。回答内容やフォーム掲載元など、利用可能な情報を確認する必要があります。
今後フォームを利用する際は、回答者との連絡が必要になる可能性を考え、必要な連絡先項目を最初から設定しておくことでトラブルを防ぐことができます。
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