サイボウズ Garoon（ガルーン）の基本操作ガイド｜メモ・ToDo・スケジュール共有・通知設定を分かりやすく解説

サイボウズ Garoon（ガルーン）は、社内のスケジュール管理や情報共有を効率化できるグループウェアですが、初めて利用する場合はメニューや共有機能の仕組みが分かりにくいことがあります。

特に、個人用のメモが他人に見えるのか、共有予定を変更できるのか、通知を受け取る方法などは、安心して利用するためにも確認しておきたいポイントです。この記事ではGaroonの基本的な使い方と、よくある疑問について解説します。

GaroonのメモやToDoリストは他のユーザーに見えるのか

Garoonには個人で管理する情報と、社内で共有する情報があります。基本的に、自分専用として作成したメモやToDoリストは、他のユーザーから自由に閲覧されるものではありません。

例えば、自分だけの作業メモや「来週確認すること」といった備忘録として登録した内容は、自分のアカウント内で管理されます。

ただし、Garoonの設定や利用しているアプリケーション構成によって表示される機能名や場所が異なる場合があります。「個人フォルダ」という名称が表示されない場合でも、管理者が利用できる機能を制限している可能性があります。

Garoonでは会社ごとに利用する機能を管理者が設定できます。そのため、マニュアルなどで紹介されている機能が自分の画面に表示されないことがあります。

例えば、ある会社では「メモ」「ToDo」「個人フォルダ」が利用できても、別の会社では必要最低限の機能だけを有効にしているケースがあります。

個人フォルダやメモ機能が見当たらない場合は、以下を確認すると原因を特定しやすくなります。

Garoonのスケジュールには、自分で登録した予定だけでなく、他のユーザーが参加者として追加した共有予定も表示されます。

例えば、部署全体の会議や研修予定などに参加者として登録されている場合、自分のスケジュールにも表示されます。

予定から外れたい場合は、その予定の詳細画面を開き、参加者変更や予定変更の操作を確認します。ただし、予定の作成者や管理権限によっては、自分自身で削除できない場合があります。

自分で変更できない共有予定の場合は、予定を登録した担当者や管理者へ参加者から外してもらうよう依頼する必要があります。

Garoonでは、他のユーザーがあなたの予定を確認できるかどうかは、スケジュールの公開設定によって決まります。

例えば、社内全体に公開されている予定であれば、他の社員があなたのスケジュールを確認した際にも表示されます。一方、非公開設定にした予定は、権限を持たないユーザーには詳細が表示されません。

研修や会議などで自分が参加者に設定されている共有予定は、基本的には参加者情報として登録されているため、設定によっては他のユーザーから確認できる場合があります。

Garoonでメッセージ通知が届かない場合は、通知設定や利用環境を確認する必要があります。

まず、Garoon内の個人設定で通知に関する項目を確認します。また、会社でメール通知やスマートフォン通知を利用している場合は、それらの設定も影響します。

例えば、Garoon上ではメッセージが届いていても、メール通知設定が無効になっているとメールによる知らせは届きません。

確認するポイントは以下の通りです。

Garoonは、個人管理の情報と社内共有する情報を分けて利用することで便利になります。

例えば、自分だけの作業予定やメモは個人向け機能で管理し、会議やチーム作業などは共有スケジュールとして登録すると、情報整理がしやすくなります。

また、会社ごとにGaroonの設定や利用ルールが異なるため、一般的な操作方法と実際の画面が違う場合があります。その場合は社内のGaroon管理者に確認することで、利用できる機能や正しい操作方法を把握できます。

Garoonでは、個人用のメモやToDoは基本的に自分専用として管理され、共有スケジュールやメッセージは設定によって他のユーザーと連携されます。

個人フォルダが表示されない、共有予定から抜けられない、通知が届かないといった問題は、Garoonの設定や会社ごとの利用権限が原因であることが多くあります。

まずは自分の設定を確認し、それでも解決しない場合は社内のGaroon管理者へ確認することで、安心して利用できるようになります。