生成AI利用申請書のテンプレート例｜社内導入時に必要な項目と簡易フォーマット

生成AIを業務で利用する企業が増える中で、情報漏えいや利用ルールの管理を目的として、社内向けの生成AI利用申請書を作成するケースが増えています。

しかし、初めて申請書を作成する場合は、どの項目を入れるべきか、どこまで細かく書くべきか迷うことがあります。

この記事では、社内で利用許可を取得するための簡易的な生成AI利用申請書の構成例や、作成時に確認しておきたいポイントについて解説します。

生成AI利用申請書を作成する目的

生成AI利用申請書は、社員がChatGPTなどの生成AIサービスを業務利用する際に、会社が利用状況を把握し、安全に運用するための書類です。

生成AIは文章作成や資料作成などで便利な一方、入力する情報によっては機密情報や個人情報が外部サービスへ送信される可能性があります。

例えば、顧客情報や社内限定資料を許可なく生成AIへ入力すると、情報管理上の問題につながる可能性があるため、事前申請によって利用範囲を明確にします。

以下のようなシンプルな形式でも、社内利用の管理資料として活用できます。

会社規模が小さい場合は、この程度の項目でも利用目的や責任範囲を明確にできます。

申請書では、単に「生成AIを使います」と記載するだけではなく、何のために利用するのかを明確にすることが重要です。

特に以下の項目は、多くの企業で確認しておきたい内容です。

例えば、「営業資料の文章作成補助に利用する」「顧客の個人情報は入力しない」など、具体的なルールを記載すると運用しやすくなります。

申請書だけではなく、生成AIを利用する社員向けの簡単なルールも準備しておくと安全性が高まります。

一般的には以下のようなルールが設定されます。

例えば、AIが作成した文章をそのまま顧客へ送信すると、誤った情報や不適切な表現が含まれる可能性があります。そのため、最終確認は利用者が行うことを明記しておくことが大切です。

生成AI利用申請の目的は管理することですが、申請手続きが複雑すぎると社員が利用しなくなったり、無断利用につながる可能性があります。

そのため、最初は簡単な申請書から始め、利用状況に応じて項目を追加する方法がおすすめです。

例えば、小規模な会社であれば「利用目的」「使用サービス」「注意事項への同意」「上長承認」だけでも十分な管理ができます。

生成AIの技術やサービス内容は頻繁に変化するため、一度作成した申請書を長期間そのまま使用するのではなく、定期的に見直すことが重要です。

新しいAIサービスを導入した場合や、会社の情報管理ルールが変更された場合には、申請書や利用規約も更新しましょう。

また、申請した社員だけでなく、会社全体で生成AIの正しい使い方を共有することで、安全かつ効果的に活用できます。

生成AI利用申請書は、社員がAIツールを安全に業務利用するための管理資料です。

簡易的な申請書であれば、利用者情報、利用目的、使用サービス、入力情報のルール、承認欄などを用意するだけでも十分に機能します。

まずは会社の規模や利用目的に合わせたシンプルな申請書から始め、運用しながら必要な項目を追加していくことで、生成AIを安全に業務へ取り入れることができます。