Zoomの会議では文字起こし機能を利用して、会話内容を記録したり議事録作成に役立てたりできます。しかし、メインルームでは文字起こしが利用できるのに、ブレイクアウトルームへ移動すると同じ操作ができないというケースがあります。
ブレイクアウトルームで文字起こしを行うには、Zoomの仕様や権限設定を理解する必要があります。この記事では、Zoomのブレイクアウトルームで文字起こしを利用する方法や、利用できない場合の確認ポイントについて詳しく解説します。
Zoomの文字起こし機能とブレイクアウトルームの関係
Zoomには会議中の発言を自動でテキスト化する「文字起こし機能」があります。有料プランではクラウド記録や字幕機能など、より高度な記録機能を利用できます。
しかし、ブレイクアウトルームではメインセッションとは異なる扱いになるため、メインルームで有効にした文字起こし設定がそのまま引き継がれない場合があります。
例えば、メインルームでホストが「文字起こし」を開始していても、参加者がブレイクアウトルームへ移動すると、その部屋では文字起こしが動作しないことがあります。
ブレイクアウトルームで文字起こしができない主な理由
ブレイクアウトルーム内で文字起こしが利用できない原因はいくつかあります。
- ブレイクアウトルームでは文字起こし機能が個別に必要になる
- ホストや共同ホストの権限が不足している
- Zoomアプリのバージョンが古い
- アカウント設定で文字起こし機能が無効になっている
- 利用しているZoomプランや設定による制限がある
特に注意したいのは、ブレイクアウトルームはメインルームとは別の小規模ミーティングとして動作する点です。そのため、メインルームで開始した機能が自動的に適用されるとは限りません。
Zoomブレイクアウトルームで文字起こしを利用する方法
ブレイクアウトルームで文字起こしを行いたい場合は、まずホスト側で必要な設定を確認します。
基本的な流れは以下のようになります。
- Zoomウェブポータルへログインする
- アカウント設定から文字起こし関連の機能を有効にする
- 最新版のZoomアプリへ更新する
- ミーティング開始後、必要な権限を参加者へ付与する
- ブレイクアウトルーム内で文字起こし機能を確認する
ただし、Zoomの仕様変更や契約プランによっては、ブレイクアウトルーム単位での自動文字起こしが利用できない場合があります。
ブレイクアウトルームごとに議事録を作成したい場合の代替方法
Zoom標準機能でブレイクアウトルームの文字起こしが難しい場合は、外部ツールを利用する方法もあります。
例えば、以下のような方法があります。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| 外部文字起こしサービスを利用 | Zoom以外のAIツールで会話を記録できる |
| 各ルームの担当者が録音する | 小グループごとの記録を残せる |
| 議事録担当者を配置する | 重要な内容を手動で整理できる |
例えば、研修やオンライン授業で複数のグループディスカッションを行う場合は、それぞれのブレイクアウトルームに記録担当者を配置すると効率的です。
共同ホストや参加者の権限設定を確認する
Zoomでは、文字起こし機能を操作できる権限が制限されています。ホスト以外のユーザーが操作する場合は、共同ホスト設定などを確認する必要があります。
例えば、講師がメインルームを管理し、補助スタッフがブレイクアウトルームを担当する場合、補助スタッフに必要な権限を付与しておかないと文字起こし操作ができないことがあります。
ミーティング前にテスト用のZoom会議を作成し、実際にブレイクアウトルームで文字起こしが開始できるか確認しておくとトラブル防止になります。
Zoomのアップデートで改善する場合もある
Zoomは定期的に機能追加や仕様変更が行われています。そのため、以前利用できていた機能が現在のバージョンでは動作しない場合があります。
文字起こし関連で問題が発生した場合は、Zoomアプリを最新版へ更新し、再ログインすることで改善するケースがあります。
また、ブラウザ版とアプリ版で利用できる機能が異なる場合もあるため、公式アプリを利用して確認することも重要です。
まとめ
Zoomのブレイクアウトルームで文字起こしを利用する場合、メインルームとは異なる設定や権限確認が必要になることがあります。
まずはZoomの文字起こし設定、アプリのバージョン、ホストや共同ホストの権限を確認しましょう。それでも利用できない場合は、外部の文字起こしツールや各ルームでの記録担当者配置などの方法を検討すると解決につながります。
オンライン会議や研修で重要な内容を残す場合は、事前テストを行い、自分の環境で確実に記録できる方法を準備しておくことが大切です。
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