建設現場で協力会社用に導入されている「グリーンサイト」を社内のクラウドや共有フォルダのように使いたい場合、仕組みや制限を理解することが大切です。本記事では、グリーンサイトの基本的な仕組みから実務利用のポイント、社内共有として使えるかどうかについて解説します。
グリーンサイトとは何か
グリーンサイトとは、建設業界で使われるクラウド型の安全書類・労務管理サービスです。元請会社・協力会社が共通のプラットフォームとして利用し、建設現場に必要な書類（通称「グリーンファイル」）をインターネット上で作成、提出、確認できます。[参照]
このサービスは会員制の有料サービスであり、各社がログインIDを発行して利用します。IDとパスワードがあればインターネットに接続された端末からアクセスできるため、クラウドサービスとしての側面を持っています。[参照]
グリーンサイトの主な機能
グリーンサイトでは、建設現場で必要とされる安全書類・施工体制台帳・資格情報などをオンラインで管理・提出できます。元請会社が書類を受領・確認し、ミスや不足がある場合は指示が出る仕組みも備わっています。[参照]
また、作業員の入退場記録や資格・健康診断情報の管理、施工体系図の自動作成といった機能も提供されており、現場管理を効率化できます。
グリーンサイトは社内クラウドとして使えるか
グリーンサイトは安全書類の作成と提出を目的としたクラウドサービスなので、一般的なクラウドストレージ（ファイル保存・共有サービス）とは使い方が異なります。したがって、単なる共有フォルダのようにファイルをアップロードして自由に共有する用途には向いていません。
とはいえ、複数のログインIDを発行することで、同じ会社内の担当者それぞれがアクセスできるようにすることは可能です。ただし、これはあくまでサービス上で書類作成・提出などの業務を行うためのアクセス権であり、社内のファイル共有を目的とした設計ではありません。
社内で情報を共有したい場合の代替方法
もし社内共有やファイル管理が主な目的であれば、グリーンサイトとは別に一般的なクラウドストレージを併用することを検討したほうがよいでしょう。たとえば、Google DriveやMicrosoft OneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージサービスを活用すると、社内で自由にファイルを管理・共有できます。
これらのサービスはアクセス権限の細かい設定も可能で、部門ごとの共有や閲覧制限を設けることもできます。実際、建設会社の現場書類や内部用のマニュアルなどはこうしたストレージで管理している例が多くあります。
グリーンサイトの操作の基本
グリーンサイトを実務で使うには、まずログインIDを取得してログインします。その後、会社情報・作業員情報・資格情報などを登録し、必要な書類フォームに入力していきます。書類はテンプレート化されているので、項目に沿って入力すれば完成します。[参照]
提出した書類は元請会社側で確認され、受領・是正指示が返ってくる仕組みになっています。提出履歴もクラウド上で管理され、いつでも参照できます。
まとめ
グリーンサイトは建設業界で労務・安全書類をオンライン管理・提出するためのクラウドサービスであり、社内共有フォルダのような汎用的なファイル共有用途には適していません。もし協力会社用の共有ファイル管理や内部利用をしたい場合は、別途一般的なクラウドストレージを併用するのがおすすめです。グリーンサイトはあくまで書類作成・提出・管理のプラットフォームとして活用しましょう。
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