Power Automateを使用して、申請書アプリのフローを作成する際に、特に「ステータスが完了になった時に申請者へメールを送る」という動作の設定がうまくいかない場合があります。この記事では、Power Automateのフロー設定方法を詳しく解説し、同様の問題を解決するためのアドバイスを提供します。
Power Automateフローの基本的な構成
Power Automateは、Microsoft Power Platformの一部として、さまざまな自動化フローを作成できます。申請書アプリでのフロー設定は、まず「申請ボタンを押した時にフローを開始する」基本のフローを作成し、その後「SharePointリストのステータスが完了に変わったときにメールを送信する」フローを設定するという流れになります。
「申請ボタンを押した時にフローが開始される」フローがすでに作成されているのであれば、「完了」というステータス変更をトリガーにしてメール送信を行う新しいフローを作成するのがベストなアプローチです。
別フローを作るべきか、それとも既存のフローに追加するべきか？
申請ボタンを押した際に既に作成したフローの中に、ステータス更新後の処理を追加する方法もありますが、基本的には「別のフローを作る」方が管理しやすく、トラブルシューティングもしやすくなります。
ステータスが「完了」に変更されたことをトリガーにして、次のアクションとしてメール送信をするフローを個別に作成することで、フローの分岐が明確になり、異常が発生した場合に追跡しやすくなります。
ステータスが「完了」に変更された際のメール送信フローの作成方法
SharePointリストのステータスが「完了」に変更されたときにメールを送信するフローは、以下のステップで作成できます。
- トリガー設定: Power Automateで「SharePoint – アイテムの変更」をトリガーに選択します。
- 条件設定: アイテムが変更されたときに、特に「ステータス」フィールドが「完了」に更新された場合にフローを実行する条件を設定します。
- メール送信アクション: 条件が満たされた場合、「Office 365 Outlook – メールを送信」アクションを追加し、申請者に通知を送る設定を行います。
このようにフローを作成することで、ステータスが変更された際に自動で申請者にメールが送信されます。
フローが実行されない原因とその解決策
フローが実行されない原因として考えられるものは、以下のような点です。
- 条件式の設定ミス: ステータスが「完了」に変更される条件が正しく設定されていない場合、フローが発動しません。条件設定を再確認しましょう。
- SharePointリストのフィールド設定: ステータスフィールドが正しく更新されていない、または異なる名前で設定されている場合も、フローが正しく実行されません。SharePointリストのフィールド名とフロー内で設定した条件が一致しているか確認します。
- フローのテスト: 作成したフローを手動でテストし、問題が発生する箇所を特定することが重要です。テスト結果をもとに、設定を修正します。
まとめ
Power Automateを使って申請書アプリを作成し、ステータス更新後にメール送信を行うフローは、「別のフローを作成する」ことで管理しやすくなり、問題が発生した場合の対応も簡単です。正しく条件を設定し、フローを分けて作成することで、より効率的に自動化を実現できます。また、フローが動かない場合は、条件設定やリストのフィールド設定を確認し、テストを繰り返すことで問題を特定し解決できます。
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