広告代理店から金曜日の午後に制作物の第1校が届いた場合、週末を挟んで確認し、月曜日に返信をすることになります。このようなシチュエーションで「週明けに確認してから返信します」と伝えるべきか、どのように対応すれば良いかを解説します。
金曜日に届いた制作物への返信方法
広告代理店から金曜日の午後に制作物の第1校が届いた場合、そのまま返信を送ることなく週末を迎えることが一般的です。なぜなら、金曜日の午後に受け取ったものをその日のうちに対応するのは難しく、週末を挟んで確認することが普通だからです。
そのため、「週明けに確認してから返信します」という旨をメールで伝えることは適切な対応です。しかし、メールの内容やタイミングによっては、相手に安心感を与えるために、もう少し具体的に対応を伝えることが重要です。
返信メールの書き方のポイント
金曜日に制作物が届いた場合、返信メールの書き方として、以下のポイントに注意することをおすすめします。
- 感謝の気持ちを伝える：最初に「制作物を受け取りました。ありがとうございます」と感謝の言葉を述べることは、礼儀として大切です。
- 確認時間を明示する：確認が週明けになることをきちんと伝えるために「週明けにチームで確認し、速やかに返信いたします」と記載することが重要です。
- 具体的な日程を伝える：「月曜日の午後までに返信します」など、具体的な日時を伝えることで、相手も安心できます。
「週明けに確認して返信します」と伝える際の注意点
「週明けに確認して返信します」という内容を伝える際は、相手に対して誠実に対応することが重要です。しかし、単に「週明けに確認します」とだけ書くのではなく、次のような内容を盛り込むとより良い印象を与えます。
- 時間帯の指定：月曜日に返信する時間帯を伝えると、さらに明確で信頼感が増します。
- 進行状況の伝達：「確認後、修正点があればお伝えします」といった具体的なアクションを記載することで、相手に安心感を与えられます。
まとめ
金曜日に届いた制作物に対する返信は、週末を挟むため「週明けに確認し、返信します」と伝えるのが一般的です。その際、具体的な日程や確認の進行状況を相手に伝えることで、スムーズなコミュニケーションが取れます。適切な返信を心掛け、相手に安心感を与えましょう。
コメント