BoxのRelay機能を使ったファイル共有方法 – Slackやメールでリンク付きで通知する方法

BoxとSlackを組み合わせて使っている企業において、承認されたファイルを社員全員と効率的に共有する方法は非常に重要です。BoxのRelay機能を活用しているが、ファイルのリンクが通知に含まれないため、わざわざフォルダを開かないといけないという課題を解決する方法について詳しく解説します。

BoxのRelay機能でファイルを共有する方法

BoxのRelay機能は、特定の条件に基づいて自動的にワークフローを処理するための非常に便利なツールです。しかし、Relay機能を使用してファイルを承認後、通知だけが届く場合、共有リンクが含まれないため、社員がわざわざフォルダを開く手間が発生します。

Slackでファイルをリンク付きで通知する方法

SlackとBoxの連携を活用することで、承認されたファイルを自動的にSlackチャンネルに投稿し、リンク付きで通知することが可能です。これには、Boxの「Slack」アプリをインストールし、必要なチャンネルに通知設定を行う必要があります。設定後、SlackはBox内の指定フォルダのファイルを検出し、そのファイルのリンクをチャンネルに自動的に送信します。

メールでファイルリンクを送信する方法

BoxとSlackの連携に加え、メールでファイルのリンクを送信する方法もあります。Boxの設定から、指定したフォルダの更新があった際に通知を受け取る設定を行い、その通知を自動的に特定のメールアドレスに転送することができます。これにより、メール内でリンクが貼られた通知を社員全員に送信することが可能になります。

効率的にBoxでのファイル共有を行うためのベストプラクティス

BoxのRelay機能とSlackまたはメールの通知機能を組み合わせることで、承認されたファイルの共有が格段に効率化されます。また、頻繁に使用するフォルダやファイルには、事前にリンクを通知する設定を行い、手動で確認しにいく手間を省くことができます。これにより、業務の効率が大幅に向上します。

まとめ

BoxのRelay機能とSlackやメールの連携を使えば、承認されたファイルをリンク付きで通知することができ、社員全員が効率的にアクセスできるようになります。これらの連携設定を活用することで、ファイル共有の手間が省け、業務の生産性が向上すること間違いなしです。