Googleドキュメントで相手に資料を渡し、閲覧のみ許可したい場合、適切なアクセス制限を設定する方法について解説します。また、資料の編集権限がどのように影響するのか、編集後の反映についても説明します。
1. 資料のアクセス制限の設定方法
Googleドキュメントで他の人に閲覧のみ許可するためには、「リンクを知っている全員」を選び、「役割」を「閲覧者」に設定するのが正しい方法です。この設定により、相手はドキュメントを見ることはできますが、編集やコメントをすることはできません。
設定方法は簡単で、まずドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。次に「リンクを知っている全員」に設定し、役割を「閲覧者」に変更します。これで相手に閲覧のみの権限を与えることができます。
2. 編集後、相手のドキュメントはどうなるのか？
自分のドライブにあるオリジナルのGoogleドキュメントを編集した場合、その変更は相手のドキュメントにも自動的に反映されます。なぜなら、Googleドキュメントはクラウド上で管理されているため、1つのオリジナルドキュメントに対して複数のユーザーがアクセスしているからです。
もし、相手がドキュメントを閲覧している状態で、あなたが編集を行うと、相手はその変更を即座に見ることができます。これを防ぐためには、相手に渡す際に「表示専用」のリンクを送るか、もしくは「コピー」を作成して渡す方法が有効です。
3. 相手の資料が変更されないようにする対策
相手があなたのオリジナルのドキュメントを編集してしまうのを防ぐための対策として、2つの方法があります。1つ目は、「閲覧者」に設定する方法です。この設定により、相手はドキュメントを表示することはできますが、編集することはできません。
2つ目は、ドキュメントを「コピー」として渡す方法です。コピーを作成してからそのリンクを送れば、相手はコピーしたドキュメントに対して編集することができても、あなたのオリジナルのドキュメントには一切影響を与えることがありません。
4. ドキュメントを安全に共有するためのヒント
ドキュメントを安全に共有するための基本は、「役割を確認すること」と「リンクの設定を適切に行うこと」です。共有する相手が編集してしまうリスクを避けるためには、「閲覧者」や「コメント権限」など、適切な権限を与えることが重要です。
また、共有リンクの設定も細かく設定できるため、アクセス権を制限することができます。例えば、リンクを知っている全員ではなく、特定の人のみがアクセスできるようにすることもできます。
まとめ
Googleドキュメントでの共有設定は、簡単にアクセス権限を変更することができますが、権限を間違えると誤って資料が編集されることがあります。適切な設定を行い、相手には「閲覧者」として設定することで、安心して資料を共有することができます。もし、相手に変更させたくない場合は、「コピー」を作成して渡す方法も有効です。
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