Googleフォームの編集画面が変更され、公開設定に関する新たな問題に直面しているユーザーが増えています。特に、組織内のユーザーに限定してフォームを公開したい場合に設定がうまくいかないというケースがあります。本記事では、Googleフォームで組織内で特定のユーザーにのみ回答を許可する方法について解説します。
1. Googleフォームの「公開」ボタンの変更
2023年12月にGoogleフォームの編集画面に変更が加わり、右上にある「公開」ボタンを押すと、フォームを公開する組織が表示されるようになりました。その横に「管理」リンクが表示されるのですが、これを押すと期待する設定ができないことがあります。
新しいインターフェースでは、特に「組織内の全ユーザーに公開」という設定が強調されていますが、実際にはもっと細かい設定をしたいというユーザーも多いです。
2. 組織内で回答を限定する設定方法
「管理」ボタンを押した後に、組織内のすべてのユーザーに公開することが表示されますが、特定のユーザーにのみ公開する設定は直接的には表示されません。これを解決するためには、Googleフォームのアクセス設定で詳細なカスタマイズが必要です。
以下の手順で進めてみましょう。
- フォームの「設定」メニューに移動
- 「回答の受け取り設定」セクションにある「組織内でのみ回答可能」オプションを選択
- 特定のユーザーを個別に選択できる設定はありませんが、ここで「制限」オプションを使うことで、アクセスを管理することが可能です。
3. 組織内のユーザーにのみフォームを公開する方法
Googleフォームでは、組織内での公開設定を調整することで、全体のユーザーに公開せずに特定のユーザーにのみ回答を限定できます。しかし、細かいユーザー設定を行う場合には、Google Workspaceの管理者設定が必要な場合もあります。
管理者設定で「特定のグループに公開」や「組織内でのアクセスを制限」など、より厳密な管理を行うことができます。これにより、フォームの公開範囲を絞り、意図したユーザーのみがフォームにアクセスできるようになります。
4. 公開設定後に起こる問題とその対策
一部のユーザーは、「公開」ボタンを押すと設定画面が消えてしまう問題に直面することがあります。これに対処するためには、ブラウザのキャッシュをクリアする、または別のブラウザを試すことで解決することがあります。
さらに、Googleフォームの更新やバグの影響で設定が一時的に反映されない場合もあるため、時間を置いて再度試してみることが有効です。
5. まとめ：Googleフォームの公開設定のポイント
Googleフォームで特定の組織内ユーザーにのみ公開する方法は、組織全体に公開する設定を避け、詳細なアクセス設定を行うことで実現できます。変更後のインターフェースでは、少し複雑になっている部分もありますが、設定メニューや管理者機能を使うことで、より柔軟な公開範囲の設定が可能です。
フォームの設定に困った際は、まずは「設定」メニューを再確認し、必要に応じて管理者に相談することで解決策が見つかります。正しく設定すれば、意図したユーザーにのみフォームを公開することができるでしょう。
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