TimeRexを使って社内の面談や日程調整を行う際、問い合わせ用の Google アカウントと上司のスケジュールをどのように連携・反映させるか悩むことがあります。この記事では、TimeRex の Google カレンダー連携の仕組みや共有方法、通知・反映に関するポイントをわかりやすく解説します。
TimeRexのカレンダー連携の基本
TimeRex は Google カレンダーと連携し、あなたの空いている時間を元に候補を自動生成し、予約が確定すると連携カレンダーに予定を登録する仕組みです。連携できるカレンダーはアカウントごとに最大2つまで設定できます。つまり、問い合わせ用アカウント＋上司のアカウントを両方連携して空き時間を候補に含めることも可能です。:contentReference[oaicite:0]{index=0}
具体的には、TimeRex の「アカウント設定」→「連携カレンダー」から、各 Google アカウントを追加し、それぞれのカレンダーを空き時間参照リストに加えることで、上司の予定も日程候補に反映できます。
上司のカレンダーを共有して反映させる方法
上司の予定を反映させたい場合、以下の2つの方法があります。まず 1 つ目は、上司の Google カレンダーを問い合わせ用アカウントに共有する方法です。Google カレンダーの共有設定で「表示可能なカレンダー」に追加すれば、TimeRex 側でその予定も空き時間として参照することができます。
2 つ目は、上司の Google アカウント自体を TimeRex の連携アカウントとして別途追加することです。これにより、そのアカウントのカレンダー全体を TimeRex で管理できるようになります。どちらの方法でも、上司の予定がダブルブッキングにならないよう反映できます。:contentReference[oaicite:1]{index=1}
予約時の予定登録と手動入力の必要性
TimeRex で予約が入った際、連携しているカレンダーには自動で予定が登録されます。そのため、一般的にはあなたが上司の共有カレンダーに手動で入力する必要はありません。ただし、共有設定や権限によっては編集権限が必要となる場合もあるため、最初にカレンダーの共有権限を確認しましょう。
具体例として、上司のカレンダーを共有・編集可能に設定しておけば、予約が確定した段階で予定が自動的に上司のカレンダーに反映され、手動での入力作業は不要になります。
面談主催者名とメール通知について
問い合わせ用アカウントで TimeRex を作成した場合、確かに面談案内や通知メールの差出人はそのアカウント名で送信されます。ただし、予約確定後に上司や他メンバーにも通知を送るよう設定することが可能です。TimeRex 側の設定で参加者のメールアドレスを指定することで、上司にも通知メールを届ける仕組みを整えられます。
なお、標準設定では予約確定メールは予約者（問い合わせアカウント）宛に送られますが、招待された他のメンバーにもカレンダー招待として通知が届きますので、上司のメールにも予定案内が行きます。
共有カレンダーならではの注意点
Google カレンダーの共有設定では、権限に応じて予定の表示内容が変わります。上司の詳細情報を見せたくない場合は「空き時間のみ表示」の設定にするなど、適切な共有レベルを選択することが大切です。
また、異なるアカウントで連携するときは、TimeRex アカウント設定で追加したカレンダーが空き時間として正しく反映されているか定期的に確認しましょう。
まとめ
TimeRex は Google カレンダーとの連携を活用することで、問い合わせ用アカウントだけでなく上司の予定も日程候補に含められます。上司の Google カレンダーを共有するか、直接連携アカウントとして追加することで、予約時に予定が反映されるようになります。
予約確定後は自動的に連携カレンダーへ予定が登録されるため、基本的なカレンダー入力作業は不要です。面談案内のメールも共有メンバーに届くよう設定することで、スムーズな運用が可能になります。
コメント