Googleドキュメントでは、ドキュメント自体にアクセス権限を付与するだけでなく、該当のGoogleドライブ内の他のファイルにも権限を付与する方法があります。この記事では、Googleドキュメントとその関連ファイルへのアクセス権限をどのように管理するかについて解説します。
Googleドキュメントに他人のアクセス権を付与する方法
Googleドキュメントのファイルを他人と共有する方法には、リンク共有、個別のメールアドレスでの共有などがあります。Googleドキュメント自体にアクセス権を設定するのは比較的簡単ですが、ドライブ内にある他のファイルにアクセス権を付与する方法は少し異なります。
Googleドライブのファイル共有とアクセス権の設定
Googleドライブでは、個々のファイルやフォルダに対して共有設定を行うことができます。例えば、Googleドキュメントにアクセス権を設定した後、そのドキュメントが格納されているフォルダに対してもアクセス権を追加することができます。これにより、フォルダ内の他のファイルにもアクセスできるようになります。
フォルダ全体を共有する場合、そのフォルダ内にあるすべてのファイルも一緒に共有されるので、便利です。フォルダやファイルの共有設定は、Googleドライブの「共有」オプションから設定できます。
メールアドレスでアクセス権を与える方法
Googleドライブ内のファイルに対して、特定のメールアドレスを持つユーザーにアクセス権を付与することもできます。これは、ファイルやフォルダを選択し、共有設定を開き、メールアドレスを入力して権限を与える方法です。
この方法でアクセス権を付与した場合、対象のユーザーはそのファイルにアクセスできるようになりますが、メールアドレスが異なると、アクセス権が付与されません。従って、ドキュメントを共有する前に、対象のメールアドレスを再確認することが重要です。
まとめ
Googleドキュメントで他人にアクセス権を付与する方法は簡単ですが、関連するファイルやフォルダにも権限を付与するには、Googleドライブの共有設定を適切に管理する必要があります。メールアドレスでアクセス権を付与する際は、ドキュメントやフォルダの設定を確認し、必要に応じて設定を更新することが重要です。
コメント