Outlookで特定の人とのメールを検索フォルダにまとめたい場合、送信したメールが表示されないことがあります。この問題に対する原因と解決策を説明します。
検索フォルダの設定方法
まず、検索フォルダを作成する方法を確認しましょう。以下の手順で設定できます。
- 新しい検索フォルダを作成：Outlookを開き、左側の「検索フォルダ」を右クリックし、「新しい検索フォルダ」を選択します。
- 条件を設定：「特定の人と交換したメール」を選び、「差出人または宛先」の欄にその人のメールアドレスを入力します。
- 保存して検索フォルダを作成：設定が完了したら、検索フォルダを保存し、指定した人とのやり取りが表示されるか確認します。
送信したメールが検索フォルダに表示されない理由
特定の人との送信メールが検索フォルダに表示されない原因として、主に以下の点が考えられます。
- 送信フォルダが別に設定されている：Outlookのデフォルト設定では、送信メールは「送信済みアイテム」フォルダに保存されるため、検索フォルダでそのメールを表示するには、検索条件を「送信済みアイテム」にも適用する必要があります。
- 検索フォルダの設定が受信メールに限定されている：検索フォルダの条件が「受信トレイ」などの受信メールに設定されている場合、送信メールが表示されません。送信メールも含める設定に変更しましょう。
- アーカイブされたメール：アーカイブされた送信メールは、検索フォルダに表示されないことがあります。アーカイブ設定を確認し、必要に応じて検索範囲を拡大しましょう。
検索フォルダに送信メールを含める方法
送信したメールを検索フォルダに表示させるためには、以下の手順で設定を変更します。
- 検索フォルダの設定を確認：検索フォルダ作成時に、条件を「送信済みアイテム」や「送信者」「宛先」にも適用するようにします。
- フィルタリング条件の追加：「送信済みアイテム」などの送信メールが保存されているフォルダを検索対象に加えます。
- 検索対象を拡張：Outlookの「検索」タブで「検索ツール」から「検索オプション」を選び、検索対象を拡張することができます。
まとめ
Outlookで特定の人とのメールを検索フォルダにまとめる際、送信したメールが表示されない場合は、検索フォルダの設定が受信メールに限定されている可能性があります。送信メールを検索フォルダに含めるには、設定を調整し、送信済みアイテムも検索対象に加える必要があります。これにより、送受信両方のメールが検索フォルダに表示されるようになります。
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