Outlook 2016で差出人の名前だけを基準にしてメールを振り分ける方法についてお困りの方も多いでしょう。特に迷惑メールが多く、仕分けルールが複雑になってしまった場合、この設定を活用することで効率的に管理できます。本記事では、Outlook 2016で差出人の名前のみでメールを振り分ける設定方法を詳しく解説します。
Outlook 2016で差出人の名前でメールを振り分ける方法
Outlook 2016では、振り分けルールを設定することで、特定の差出人の名前を基準にして自動的にメールを整理することができます。以下の手順で設定を行いましょう。
- ステップ1: Outlookを開き、左上の「ファイル」をクリックします。
- ステップ2: 「情報」タブ内の「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。
- ステップ3: 「新しいルール」を選択し、「特定の条件でメールを整理する」を選びます。
- ステップ4: ルール作成画面で「差出人の名前に指定された文字が含まれている」を選択します。ここで、指定したい名前（例えば「Rakuten」）を入力します。
- ステップ5: 「この名前を含むメッセージを指定したフォルダに移動する」などのアクションを選択し、振り分けたいフォルダを設定します。
- ステップ6: 設定を保存し、適用します。
これで、指定した名前を持つ差出人からのメールが自動的に指定したフォルダに振り分けられます。
注意点とトラブルシューティング
差出人の名前だけで振り分ける場合、以下の点に注意してください。
- 部分一致: 名前が部分一致で振り分けられるため、同じ名前の別の差出人が存在する場合にも反応します。例えば、「Rakuten」という名前を使う他の送信者からのメールも振り分けられる可能性があります。
- メールアドレスの一部一致: メールアドレスが含まれる場合、名前だけでなくメールアドレス部分も影響を与えることがあります。完全一致を避けるために、振り分けルールを細かく調整することが重要です。
- 設定の確認: 振り分けが正しく動作しない場合、設定を再度確認し、必要な条件を追加するか修正してください。
まとめ
Outlook 2016では、差出人の名前を基準にしたメールの振り分けが簡単にできます。この方法を活用することで、迷惑メールの管理が効率的に行えるようになります。設定を適切に行い、必要に応じてルールをカスタマイズして、より効果的にメールを整理しましょう。
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