小規模事業者向けの社内共有サーバーとオンラインストレージサービスの選び方

社員数が少ない小規模事業者でも、社内で資料やデータを共有するためのサーバーやオンラインストレージは必要不可欠です。この記事では、少人数のチームでも効果的に活用できるサービスを選定し、どう運用するのが最適かを解説します。

社内共有サーバーとは？

社内共有サーバーとは、社内の社員が共通して利用できるサーバーで、主にファイル共有やデータ保存に使用されます。大企業ではイントラネットや専用サーバーを活用して、簡単にファイルを共有できますが、小規模事業者の場合、コストや導入の手間を考えると、クラウドベースのサービスが最適です。

クラウドストレージを利用すれば、インターネットさえあれば、場所を問わず簡単にファイルにアクセスできるため、社員間での情報共有がスムーズになります。

おすすめのオンラインストレージサービス

小規模事業者向けにおすすめするオンラインストレージサービスは以下の通りです。

• Google Drive：Googleのクラウドストレージは、無料で15GBまで利用でき、ファイルの共有や同時編集が可能です。複数人でリアルタイムに作業でき、Google Workspaceと連携することで更に便利になります。
• Dropbox：シンプルで直感的なインターフェースが特徴のDropbox。小規模なチームに適しており、共有フォルダやファイルの管理が非常に簡単です。無料プランも利用可能で、チームに必要な機能を選んで使うことができます。
• OneDrive：Microsoftが提供するクラウドストレージサービスで、Microsoft 365との連携が強力です。WordやExcelなどのファイルをオンラインで簡単に共有し、共同作業を行えます。

サービス選定のポイント

サービスを選定する際のポイントは以下の通りです。

• コスト：予算に応じて、無料プランや有料プランを選択できます。まずは無料プランで必要な機能があるか試してみると良いでしょう。
• 使いやすさ：社員が簡単に操作できるか、管理がしやすいかも重要なポイントです。直感的に操作できるインターフェースを持つサービスを選ぶと、トレーニングの負担も減ります。
• セキュリティ：ビジネスのデータを扱うため、セキュリティがしっかりしているサービスを選ぶことが重要です。暗号化や多要素認証などのセキュリティ機能があるか確認しましょう。

運用方法とベストプラクティス

サービスを導入した後は、どのように運用するかが重要です。以下のベストプラクティスを参考にしてください。

• フォルダとファイルの整理：業務内容に基づいて、明確にフォルダを整理しましょう。例えば、プロジェクトごとにフォルダを作成し、その中に関連する資料を保管します。
• アクセス権の設定：ファイルやフォルダにアクセスできる権限を適切に設定しましょう。チームメンバーが必要な資料にアクセスできるようにし、不要な情報へのアクセスを制限します。
• 定期的なバックアップ：データの消失に備えて、定期的にバックアップを取ることが重要です。クラウドストレージで自動バックアップ機能が利用できる場合もあります。

まとめ

小規模事業者にとって、社内でデータを共有するためのオンラインストレージサービスは非常に有用です。Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのサービスを活用することで、効率的にファイルを管理し、社員間でスムーズに情報を共有できます。運用方法をしっかりと決め、最適なサービスを選んで業務の効率化を図りましょう。