OneDriveを使ってファイルやフォルダを共有する際、特に注意すべきは、どの範囲まで他のユーザーにアクセスを許可するかという点です。特に、Outlookでファイルを共有する際、他のフォルダやファイルが見られてしまうのではないかと心配になることがあります。この記事では、OneDriveでフォルダを共有する際のプライバシー設定や、ファイルのアクセス範囲について解説します。
OneDriveでファイルを共有する際の基本的な設定
OneDriveでファイルやフォルダを共有する際、共有リンクを生成することができます。リンクを共有すると、相手はそのリンクからアクセスできるようになりますが、リンクを生成する際にアクセス許可を設定することが可能です。
リンクを作成する際に、「編集可」や「表示のみ」など、相手に与える権限を選択することができます。また、共有リンクにパスワードを設定したり、有効期限を設定したりすることもできます。
OutlookでOneDriveのファイルを共有した場合の範囲
Outlookにファイルをドラッグ＆ドロップしてOneDriveでリンクを生成し、取引先に送信する際、基本的にはそのファイルのみが共有されます。つまり、Outlook経由でOneDriveにアップロードしてリンクを共有しても、他の「マイファイル」に保存されているファイルは相手に見られることはありません。
ただし、リンクを作成する際に、他のフォルダにアクセスできるような設定をした場合には、範囲が広がることがあります。設定を見直し、必要なファイルのみを共有するように注意しましょう。
OneDriveでの共有リンクの管理方法
OneDriveでは、共有リンクを管理する機能が備わっています。リンクを作成した後に、いつでもそのリンクのアクセス権限を変更することができます。例えば、誤って他のファイルを共有してしまった場合でも、後からそのリンクを無効にしたり、権限を変更したりすることができます。
また、必要のないリンクを削除することもできるため、共有後の管理が容易です。このように、OneDriveは共有後のプライバシー設定も簡単に変更できる機能を提供しています。
他のフォルダの内容を見られないようにするための対策
OneDriveでファイルを共有する際、他のフォルダやマイファイルの内容が見られないようにするためには、共有するフォルダやファイルのみを選んで共有リンクを作成することが重要です。
また、共有リンクの設定で「表示のみ」に設定することで、相手はファイルの内容を確認できますが、変更やダウンロードはできないように制限することができます。これにより、ファイルが無断で改ざんされることを防げます。
まとめ
OneDriveでファイルやフォルダを共有する際、正しいアクセス権限を設定することが重要です。Outlookを使ってOneDriveのリンクを送信した場合、基本的には指定したファイルのみが共有され、他のファイルやフォルダは見られることはありません。しかし、リンクの設定を適切に行わないと、範囲が広がることもあるため、注意が必要です。ファイルを共有する際は、常にリンクのアクセス範囲と権限を確認するようにしましょう。
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