Adobe ScanでPDFを送信する際のGoogleドライブのアクセス権設定について

Adobe Scanを使って写真をPDFに変換し、Googleドライブに保存した後、メールでPDFを送信する場合のアクセス権設定について解説します。特に「リンクを知っている人全員に見れるようにしますか？」というポップアップについての疑問を解決します。

Googleドライブのアクセス権設定の仕組み

Googleドライブでファイルを共有する際、アクセス権設定を調整することができます。特に、ファイルやフォルダのリンクを他の人と共有する際に、「リンクを知っている人全員に見れるようにする」オプションがあります。この設定をオンにすると、リンクを受け取った誰でもファイルにアクセスできるようになります。

一方で、リンクを知らない人にはアクセスできない設定を選ぶことも可能です。この場合、ファイルの所有者が明示的にアクセスを許可した人のみが閲覧できるようになります。

「全員に見れるようにする」と「見れないようにする」の違い

「リンクを知っている人全員に見れるようにする」を選択した場合、受信者はリンクを共有された誰でもそのPDFを閲覧することができるようになります。この設定を使う場合、他の不要な写真やファイルが共有されることはありませんが、注意が必要です。

一方で「見れないようにする」を選んだ場合、ファイルのアクセスは制限されます。受信者はGoogleドライブのリンクを直接開くことができなくなりますが、指定したメール受信者だけがアクセスできるように調整することができます。

他の写真やファイルが見られないようにする方法

「全員に見れるようにする」に設定しても、リンク先に添付されていない他のファイルが他の人に見られることはありません。Googleドライブでは、個々のファイルに対して個別のアクセス権を設定できるため、異なるファイルを別々に管理することができます。

しかし、複数のファイルを1つのフォルダにまとめている場合、そのフォルダのアクセス権設定を誤って「全員に見れるようにする」にすると、フォルダ内の全てのファイルが共有されてしまう可能性があるため、慎重に設定を確認しましょう。

まとめ

Adobe Scanを使って作成したPDFをGoogleドライブから送信する際、アクセス権設定に注意が必要です。リンクを「全員に見れるようにする」設定を選んでも、他の不要な写真やファイルが見られることはありませんが、確実に制限したい場合は、ファイルのアクセス権を厳格に管理し、共有する相手を限定するようにしましょう。