転職活動のメールを現職のアドレスから送信：情シスに見られるリスクと対処法

転職活動のメールを間違って現職のメールアドレスから送信してしまい、その後送信キャンセルした場合、社内の情報システム部門（情シス）がその内容を確認することがあるかどうかが気になる点です。このような状況でのリスクについて解説し、対処法を紹介します。

転職活動のメールを送信した際のリスク

現職のメールアドレスを使用して転職活動のメールを送信することは、慎重に行うべき行為です。多くの企業では、従業員のメールアカウントや送信履歴が監視されている場合があります。特に、社内で送信されたメールは、情報システム部門（情シス）や管理者によってチェックされることがあります。

万が一、誤って送信してしまった場合、そのメールが相手に届いていなくても、ログには残る可能性があるため、注意が必要です。送信した後にすぐにキャンセルしたとしても、完全に痕跡を消すことは難しい場合もあります。

メールが送信された場合、通常、情シスはその内容を直接確認することはできませんが、以下のような状況でメールの内容が把握されることがあります。

送信履歴: 情シスは、メールサーバーの管理者として送信履歴を確認できる場合があります。特に、送信済みフォルダやアウトボックスに保存されたメールがシステムに残っていると、メール内容を把握されるリスクが高くなります。
メールのログ: 一部の企業では、メールの送信ログが監視されていることがあり、管理者がそのログを確認できることがあります。
メールが送信されていない場合: 相手にメールが届いていない場合でも、送信キャンセルや送信確認のログが残っていれば、その情報を確認される可能性があります。

メールアプリで送信したメールを削除しても、企業のメールシステムに保存された履歴が消えるわけではありません。企業のITシステムは、セキュリティや監視のために一定期間、送信されたメールの履歴を保持する場合があるため、削除してもそのデータが消えないことがあるのです。

また、企業が使用しているメールサーバーによっては、送信キャンセルをした後でも、送信済み状態としてログに残ることがあります。この場合、完全に消去するにはシステム管理者に依頼する必要があることもあります。

転職活動のメールを現職のメールアドレスから送信しないことが最も重要な予防策ですが、万が一送信してしまった場合、以下のような対処法を取ることができます。

速やかに解決: メール送信後すぐにキャンセルした場合でも、念のため企業の情シスに連絡し、誤送信したことを報告するのが良いでしょう。
パスワードの変更: 万が一、転職活動のメールが送信されたことが後で知られた場合に備え、すぐに現職のメールアカウントのパスワードを変更しておくことをお勧めします。
個人用メールアドレスの使用: 今後は転職活動などの個人的な活動には、仕事のメールアドレスではなく、個人用のメールアドレスを使用するようにしましょう。