Boxを業務で使用していると、プレビュー履歴が残ることに気づくことがあります。特にプレビュー履歴が残ることで、誤って個人のファイルにアクセスしてしまった場合に、その履歴が問題になるのではないかと心配になることもあります。この記事では、Boxのプレビュー履歴について、履歴が一定期間後に消えるのか、また履歴を削除する方法について解説します。
Boxのプレビュー履歴について
Boxではファイルをプレビューすると、その履歴が残る仕組みになっています。これにより、過去にプレビューしたファイルを簡単に再確認できるようになります。ただし、特定のファイルやフォルダにアクセスした履歴が誰かに見られる可能性があるため、気になる方も多いでしょう。
多くの利用者が心配しているのは、プレビュー履歴が自動的に削除されるのかどうかという点です。残念ながら、Boxにはプレビュー履歴を一定期間後に自動的に削除する機能はありません。
プレビュー履歴はどのように管理されるのか
Boxのプレビュー履歴は、ユーザーのアクション履歴として管理されます。しかし、Boxの設定や使用しているアカウントに応じて、履歴がどのように扱われるかに差があります。例えば、Boxのビジネスプランやエンタープライズプランでは、アクティビティログや履歴にアクセスする機能がありますが、一般的なユーザーアカウントではプレビュー履歴が直接削除されることはありません。
履歴削除の方法
現在、Boxではユーザー自身でプレビュー履歴を手動で削除する機能は提供されていません。そのため、もしプレビュー履歴を削除したい場合、最も確実な方法は、履歴が保存されている状態でそのまま放置することです。企業やチームの管理者がアクティビティログを管理している場合には、その管理者に依頼して履歴のクリアをお願いすることもできます。
また、個別にファイルの履歴が気になる場合は、ファイルのアクセス権限を変更したり、ファイルを他のフォルダに移動することで、他のユーザーがその履歴にアクセスできないようにすることが可能です。
まとめ：プレビュー履歴に対する注意点
Boxのプレビュー履歴は自動的に消去されるわけではなく、手動で削除する方法も限られています。履歴が気になる場合は、企業のセキュリティポリシーに従って管理者に対応を依頼するか、個別にファイルを管理することが重要です。また、履歴が残っていることで不安を感じる場合は、共有する際にアクセス権限を適切に設定することで、安心して利用することができます。
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