BoxとSlackを組み合わせて利用することで、業務を効率化できますが、時には自動で共有する方法が知りたいこともあります。特に、BoxのRelay機能で承認された申請書を社員全員に共有したい場合、通知だけではリンクが貼られていないため、フォルダを開く手間が発生します。この記事では、この課題を解決する方法をご紹介します。
BoxとSlackの連携を活用する
BoxのRelay機能は、承認ワークフローを効率化するためのツールですが、承認後に申請書を全員に自動で共有する方法を探している方も多いでしょう。特に、Slackを使っている環境では、通知にリンクを追加して、フォルダをわざわざ開かなくても申請書を簡単に確認できる方法が求められます。
申請書共有のための自動化方法
Box内でRelayを使って承認された申請書を、社員全員に自動で共有するためには、SlackとBoxを連携させる設定が必要です。具体的には、BoxのRelayからSlackチャンネルに通知を送る際、ファイルリンクを含めることができます。
まず、Boxの管理者設定で、BoxとSlackの連携を行います。これにより、Box内の変更やファイル更新がSlackに通知されるようになります。次に、Relay機能のフローを設定し、承認後にファイルのリンクが含まれた通知をSlackの指定したチャンネルに送る設定を行います。
Slack通知の設定方法
Slackに通知を送る際に、単にファイルの存在を伝えるだけでなく、ファイルのリンクを付け加えることで、受け取った社員がワンクリックで申請書を開けるようになります。この設定を行うには、Boxの「通知設定」からSlackのチャンネルに対する通知をカスタマイズします。
自動で共有する他の方法
BoxとSlack以外でも、ファイルを自動で共有する方法はいくつかあります。例えば、メールを使ってリンク付きで共有する方法も考えられます。Boxの管理者設定で、承認された申請書が特定のフォルダに移動した際に、指定したメールアドレスに通知を送ることができます。
まとめ
BoxとSlackをうまく連携させることで、承認された申請書を簡単に共有することができます。通知にリンクを含めることで、社員全員がわざわざフォルダを開かなくても、必要なファイルをすぐに確認できるようになります。もし、BoxのRelay機能を活用している企業で同様の課題を抱えている場合は、上記の方法を試してみてください。
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