Outlookで受信メールに承認印をつける方法

Outlookで受信したメールに承認印を付けて、管理や記録をしやすくしたいというニーズがあります。この記事では、Outlookで受信メールに「承認」の印を付ける方法をわかりやすく解説します。

1. 承認印を手動で追加する方法

Outlookには直接「承認印」を押す機能はありませんが、メールに手動で印を追加する方法はあります。例えば、メールの内容に「承認済み」などの文言を挿入するか、電子署名を活用して印を作成することが可能です。

手動で追加する方法では、メールの本文に「承認印」や「承認済み」と入力したり、既存のテンプレートを活用して承認の証を付け加えることができます。

Outlookでは、カスタムテンプレートを作成して、毎回承認印を挿入する手間を減らすことができます。カスタムテンプレートを使用すれば、承認の印を簡単に付けることができ、時間を節約できます。

例えば、署名に「承認済み」の文字やスタンプ風の画像を含めて、テンプレートを作成しておくと便利です。署名はメールの設定から追加することができます。

Outlookには「フラグ機能」があり、これを使うとメールに承認の印をつける代わりに、処理の進捗やステータスを示すことができます。フラグを使って「承認済み」とマークしておけば、後で確認しやすくなります。

「フラグ機能」を使うには、メールを右クリックし、フラグを選択して、必要に応じて色分けや期限を設定することができます。

Outlookの「クイックステップ」機能を使用すると、承認印の挿入作業を自動化できます。例えば、特定の条件に該当するメールが受信されると、自動的に「承認済み」の印を挿入したメールを送信することができます。

クイックステップを使用すると、事前に設定したアクション（承認印を挿入するなど）をワンクリックで実行できるため、業務効率が大幅に向上します。

Outlookで受信したメールに承認印を付けるには、手動で印を挿入する方法や、カスタムテンプレート、フラグ機能を活用する方法があります。さらに、Outlookの「クイックステップ」機能を使用すると、承認のプロセスを自動化して作業効率を高めることができます。