Teamsで外部とのミーティング設定方法とアドレス共有の注意点

Microsoft Teamsでの外部とのミーティングを設定する際、アドレスの送信方法やその後のコミュニケーションについては少し迷うことがあります。このガイドでは、外部の方とのTeamsミーティング設定と、アドレスの取り扱い方法について説明します。

1. 外部の方とのTeamsミーティングの設定方法

外部の方とのミーティング設定時、まずはTeams会議を作成し、招待メールを送ることが基本です。通常、外部の方がTeamsのリンクを送ってくれる場合もありますが、もし送られてこない場合は、あなたが会議を作成し、リンクを共有する形で進めることが一般的です。

質問者のように、外部の方から送られたアドレスを社内メンバーに共有する場合、Teamsの会議の詳細欄にそのアドレスを記載して案内する方法が適切です。本文に直接「アドレスはこちらから」と記載し、必要なリンクや追加情報を含めた案内を送ります。

アドレスの送信に関しては、まず送信先が正しいか、リンクが正確かを確認することが重要です。また、会議の日時や内容も改めてチェックして、誤解を生まないようにすることが大切です。社内メンバーに伝える際も、詳細を漏れなく伝えましょう。

外部の方とのTeamsミーティング設定は、リンクの共有やアドレスの取り扱いに注意が必要です。会議の詳細情報をしっかりと伝え、必要な参加者に適切な方法で情報を共有することがスムーズなコミュニケーションを促進します。