スプレッドシートを使って、差し込み印刷を行いたい場合、Google Sheetsの機能を活用することで効率的に作業を進めることができます。この記事では、A列からK列のデータを共有し、M列の名前を差し込んで一括PDFや印刷を行う方法について解説します。
1. スプレッドシートの準備
まず、差し込み印刷で使用するスプレッドシートを準備します。A列からK列には共有したいデータを入力し、M列にお渡しする方の名前を入力します。例えば、M列のM2セルには「山田太郎」といったように名前を入力します。
2. Google Sheetsのアドオン「Autocrat」のインストール
Google Sheetsで差し込み印刷を行うには、「Autocrat」というアドオンを利用します。Autocratは、スプレッドシートのデータを元にテンプレートを作成し、PDF形式で一括ダウンロードや印刷ができるツールです。
以下の手順でAutocratをインストールします。
- Google Sheetsのメニューから「拡張機能」→「アドオンを取得」を選択。
- 「Autocrat」と検索し、インストール。
3. Autocratの設定方法
Autocratをインストールしたら、設定を行います。以下の手順で進めてください。
- Google Sheetsで「拡張機能」→「Autocrat」→「Launch」を選択。
- 「新規テンプレート作成」を選び、差し込みたい項目（例えばA1セルやM列の名前）を指定して、テンプレートを作成。
- 「テンプレートファイル」には、あらかじめ作成したGoogle Docsなどのテンプレートを選びます。
- データを差し込む位置を指定した後、「実行」を選択します。
4. PDFとして一括ダウンロード・印刷
テンプレートを設定した後、AutocratはスプレッドシートのデータをもとにPDFを一括生成します。生成されたPDFは、Google Driveに保存され、必要に応じてダウンロードまたは印刷が可能です。
5. 注意点とアドバイス
差し込み印刷を行う際は、以下の点に注意しましょう。
- 名前やデータのスペルミスがないか確認する。
- テンプレートのレイアウトが適切であるか、事前にプレビューで確認する。
- 印刷する際には、プリンターの設定が正しいか確認する。
6. まとめ
Google Sheetsを使って差し込み印刷を行う方法は、Autocratアドオンを利用することで簡単に実現できます。スプレッドシートに名前やデータを入力し、テンプレートを作成すれば、一括でPDFを生成して印刷することができます。操作方法に慣れると、非常に効率的に差し込み印刷ができるようになります。
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