Outlookで表示名に基づく受信メールの仕分けルール設定方法

Outlookを使用している際に、特定の表示名に基づいて受信メールを自動的に仕分ける方法について解説します。特に「表示名に○○が含まれる場合」に基づいたメール仕分けを設定する方法に焦点を当てます。

1. Outlookでの基本的なメール仕分け設定方法

Outlookには、メールを自動的に仕分けるためのルールを作成する機能があります。これを利用して、特定の条件に基づいてメールを指定したフォルダに移動することができます。基本的な設定手順としては、[ファイル] メニューから [ルールと通知の管理] を選択し、[新しいルール] を作成します。

その後、「指定の条件を満たすメッセージを移動する」などのオプションを選んで設定を進めますが、表示名に基づいた仕分けができるかどうかについては少し工夫が必要です。

2. 表示名に基づく仕分けの設定ができない理由

Outlookの通常のルール設定では、「アドレス欄」や「件名」、「本文」に含まれる文字列に基づく仕分けは可能ですが、残念ながら「表示名」に基づく条件は標準機能としてはサポートされていません。

表示名の条件を指定して仕分けするためには、表示名を本文または件名に含める方法が必要になります。たとえば、表示名の一部が件名や本文に含まれている場合、その部分を使って仕分けることができます。

3. 代替案としての解決策

表示名に基づく仕分けができない場合でも、以下のような代替案を試すことができます。

• フィルタリング対象を件名や本文に変更：表示名を件名や本文に含めることができれば、その部分を使ってメールを仕分けることができます。
• メールのフィルタリング条件をカスタマイズ：もし表示名が固定的であれば、定期的に表示名を手動で追加するカスタムルールを作成することも検討できます。

また、Outlook以外のサードパーティ製のメール管理ツールを使用して、さらに柔軟にメールの仕分けを行う方法もあります。

4. まとめ

Outlookで「表示名に○○が含まれる場合」の仕分けルールを設定することは、標準機能だけでは直接的には実現できませんが、代替案として件名や本文に基づいたフィルタリングを活用することができます。また、サードパーティ製のツールを使うことでさらに細かな設定が可能となります。必要に応じて最適な方法を選択し、効率的なメール管理を行いましょう。