「お問合せフォーム」の転送設定について：制作会社へのBcc送信は普通なのか？

ホームページをリニューアルした際に、管理者宛の「お問合せフォーム」の送信先に、制作会社の担当者がBccで転送される設定がされていることに疑問を持つ方も多いでしょう。本記事では、この設定が普通かどうか、またその設定がもたらす影響について解説します。

「お問合せフォーム」の転送先設定は一般的か？

まず、制作会社の担当者がBccで送信先に設定されていることは、特定のケースでは行われることがあります。しかし、これは一般的な設定ではありません。通常、企業の「お問合せフォーム」からのメールは、企業の担当者のみが受け取るべき情報です。制作会社がこのメールを受け取る理由が正当である場合もありますが、依頼者（企業）に対して明確に説明されていない場合、この設定は不適切と見なされることがあります。

情報漏洩のリスクとは？

「お問合せフォーム」の内容には、顧客からの個人情報や企業に関する重要な情報が含まれる場合があります。Bccで制作会社の担当者に転送される設定をすると、第三者がこれらの情報にアクセスできる可能性があり、情報漏洩のリスクが生じます。たとえ制作会社が信頼できるパートナーであっても、顧客情報の取り扱いには慎重を期す必要があります。

そのため、情報の取り扱いについては明確な合意がある場合を除き、第三者に情報が転送されないように設定を見直すことが推奨されます。

制作会社と企業の間での情報共有について

制作会社が担当する業務の一環として、企業からの問い合わせに迅速に対応する必要がある場合があります。しかし、業務上の都合でメール転送が必要な場合でも、必ずそのことを企業側に説明し、了承を得ることが重要です。事前にこの点を確認することで、不安や疑念を避けることができます。

「お問合せフォーム」の情報を制作会社が受け取る設定を行うのであれば、業務上の必要性を企業と制作会社が共有し、セキュリティ対策を講じたうえで運用することが大切です。

企業が行うべき対応

もし、制作会社がBccで転送を行っていることに不安を感じた場合、まずはその理由を確認することが必要です。企業側が承認していない場合、設定を変更して、問い合わせフォームの内容が制作会社に送信されないようにするべきです。

また、企業はセキュリティ対策として、フォームの送信先や転送先を管理し、必要な場合には専用の窓口を設けるなどして情報漏洩を防ぐことが求められます。

まとめ

「お問合せフォーム」の転送設定に関しては、制作会社がBccで受け取る設定がされている場合、それが一般的な設定かどうかはケースバイケースです。重要なのは、企業がその設定について明確に理解し、必要に応じて設定を変更できるようにすることです。また、顧客の個人情報や企業の重要情報が無断で他者に転送されないよう、セキュリティを強化し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが必要です。