Office 365の管理者として、他のユーザーのメールを自分で確認する方法について理解していると便利です。しかし、場合によっては、他のユーザーの受信トレイが見えないといった問題が発生することもあります。この記事では、Aさん宛のメールを自分で見るために行った設定と、それに関連する問題を解決する方法を解説します。
他ユーザーのメールを閲覧するための設定方法
管理者がOffice 365で他のユーザー（Aさん）のメールを自分のOutlookで閲覧できるようにするには、まず「読み取りおよび管理アクセス許可」を設定する必要があります。この設定を行うと、Aさんの受信トレイを自分のOutlookに追加して見ることができます。
人型マークが表示されない問題
Aさんのアカウントで別のPCからOutlookにログインした際に、共有されているフォルダの横に人型マークが表示されないことがあります。これは通常、共有設定が正しく反映されていないか、特定の設定が足りない場合に発生します。マークが表示されない理由として、以下の点が考えられます。
- フォルダの共有設定が正しく適用されていない
- Outlookのキャッシュや設定が影響している
- ユーザーアカウントの同期が完了していない
解決策：共有フォルダの確認と再設定
人型マークが表示されない問題を解決するには、以下の手順を試してください。
- まず、AさんのアカウントでOutlookを再起動し、最新の設定が反映されているか確認します。
- 「受信トレイ」の共有設定をもう一度確認し、正しく他のユーザーと共有されているかを確認します。
- Outlookのキャッシュをクリアし、再度フォルダを追加してみます。
これで人型マークが表示され、Aさんの受信トレイを正しく表示できるようになるはずです。
注意点：Outlookのバージョンと同期状況
Outlookのバージョンや同期状況によっては、共有設定が反映されるまで時間がかかることがあります。また、異なるデバイスで同期する場合、デバイス間の設定がずれていることがありますので、全てのデバイスで同様の設定を行ってください。
まとめ
他のユーザーのメールを自分のOutlookで閲覧するためには、まず「読み取りおよび管理アクセス許可」を設定し、共有設定を適用することが大切です。人型マークが表示されない場合は、設定の確認やOutlookのキャッシュのクリア、再起動を試みるとよいでしょう。正しい手順を踏むことで、スムーズにメールの共有が可能になります。
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