社内で大きなファイルをメールで送る際、容量の問題は避けられない問題です。特に、大きなExcelファイルや画像を送る場合、メールの容量制限に引っかかることがあります。この記事では、メールにハイパーリンクを載せる際の容量に関する疑問を解決し、どのようにして効率的に大きなファイルを共有できるかを解説します。
メールにハイパーリンクを貼るとファイル容量はどうなるか
メールにハイパーリンクを貼ることで、メール自体の容量にリンク先ファイルの容量は加わりません。ハイパーリンクは単なる参照であり、リンク先のファイルは実際にメールの一部として添付されているわけではないからです。そのため、メール容量を圧迫することなく、ファイルを共有することができます。
例えば、社内ドライブに保存したExcelファイルにハイパーリンクを設定して、メール本文にリンクを貼ることで、メール容量はメール本文とリンクのテキスト分だけとなります。ファイル自体の容量は含まれません。
ファイルを社内ドライブに保存してリンクを送るメリット
ファイル容量が大きい場合、社内ドライブにファイルを保存してリンクを送ることは非常に有効な方法です。この方法のメリットは、以下の通りです。
- メール容量を節約：大きなファイルを直接メールに添付することなく、容量を節約できます。
- アクセス制限が可能：社内ドライブであれば、ファイルにアクセスできるユーザーを制限することができ、セキュリティが向上します。
- ファイルの更新が容易：ファイルを社内ドライブに保存しておけば、同じリンクを使ってファイルを更新しても、再度メールを送る必要はありません。
メールでファイルを送る際の注意点
大きなファイルをメールで送る際にはいくつか注意点があります。
- ファイルサイズ制限：多くのメールサービスには、送信できるファイルサイズに制限があります。社内ドライブを活用することで、この制限を回避できます。
- ドライブリンクのアクセス設定：リンクを送る際には、受信者がファイルにアクセスできる権限が設定されていることを確認することが大切です。
- ファイル更新の通知：ファイルを更新した場合、受信者にその旨を通知することで、常に最新のファイルを確認してもらえます。
まとめ
メールにハイパーリンクを貼ってファイルを送る方法では、ファイル自体の容量はメールに加わりません。これにより、大きなファイルを効率的に共有できます。社内ドライブを活用し、リンク先のアクセス制限を適切に設定することで、セキュリティを保ちながら快適にファイルを共有できるでしょう。
コメント