Google Driveに保存されたワードファイルを閲覧した場合、その履歴が管理者に通知されるのか、またその通知設定を管理者が行うことができるのか疑問に思うことがあります。この記事では、Google Driveの閲覧履歴に関する仕組みと設定方法について解説します。
Google Driveのファイル閲覧履歴の仕組み
Google Driveには、ファイルを共有したり編集したりする際に、特定のユーザーにアクセス権を与えることができます。しかし、閲覧履歴に関しては、Google Drive自体では直接的な通知機能がありません。つまり、誰がどのファイルを見たかという情報が自動的に管理者に通知されることは基本的にはありません。
ただし、Google Workspace（旧G Suite）では、ファイルの「アクティビティ」や「アクセス履歴」を管理者が確認できることがあります。これにより、誰がファイルにアクセスしたかを手動で確認することは可能です。
Google Driveの通知設定について
Google Driveでは、ファイルの管理者が特定の通知設定を行うことができます。たとえば、ファイルの編集が行われた際に通知を受け取る設定を有効にすることができますが、単にファイルを「閲覧した」という情報は通知されません。
「アクティビティ」セクションでは、誰がどのファイルに対してどのような操作（閲覧、編集、コメント）を行ったかを確認できます。ただし、閲覧だけに関しては、通知を受け取る機能はGoogle Driveに標準で搭載されていないため、管理者が自動で誰がどのファイルを閲覧したかを知ることはできません。
Google Workspaceでの履歴確認
Google Workspace（ビジネス向けのGoogle Driveサービス）を利用している場合、管理者は「監査ログ」や「アクティビティレポート」を使って、ユーザーがどのようにファイルにアクセスしたかを確認することができます。これにより、誰がファイルを閲覧したかを後から追跡することが可能です。
Google Workspaceの管理者は、管理者用のコンソールからこれらのレポートを確認できます。ただし、無料のGoogle Drive（個人用）では、このような詳細な監査機能は利用できません。
社内の機密文書にアクセスする際の注意点
社内の機密文書にアクセスする際は、必ず適切なアクセス権限を設定し、社内のセキュリティポリシーに従って行動することが重要です。Google Driveでは、ファイルを共有する際にアクセス権限を制限することができます。閲覧権限を持っている人にのみファイルを共有し、不必要に多くの人にアクセスを与えないようにしましょう。
また、社内で機密文書にアクセスする際には、その行動が許可されているか、またその閲覧が適切かを確認することが大切です。社内のポリシーを守り、セキュリティを確保しましょう。
まとめ：Google Driveの閲覧履歴と通知設定
Google Driveでは、ファイルの閲覧履歴が管理者に通知されることは基本的にはありませんが、Google Workspaceを使用している場合、アクティビティレポートや監査ログを活用することで、誰がどのファイルにアクセスしたかを後から確認することが可能です。
無料のGoogle Driveでは、閲覧通知の機能は搭載されていませんが、ファイルのアクセス権限を適切に管理し、機密情報を守るためには、社内でのセキュリティポリシーを守ることが重要です。
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