クラウドサービスを利用したファイル共有は、リモートワークやチームでの共同作業に欠かせません。特にBOXを利用している場合、エクセルファイルを社内の人々と効率よく共有するために、Outlookを使ってリンクを送る方法を知っておくことが重要です。この記事では、BOX内のエクセルファイルをOutlookで共有する具体的な手順を紹介します。
BOXに保存されたエクセルファイルの共有方法
まず、BOXクラウド内に保存したエクセルファイルをOutlookで共有するためには、ファイルへの「リンク」を取得する必要があります。リンクを取得することで、ファイルを共有する相手に直接アクセスを許可できます。
リンクの取得方法は以下の通りです。BOXアプリにログインし、共有したいエクセルファイルを選択します。次に、ファイルの横に表示される「共有」ボタンをクリックし、「リンクのコピー」を選択します。これで、リンクがコピーされます。
Outlookでリンクを送信する方法
BOXからリンクをコピーした後、Outlookを開きます。新しいメールを作成し、受信者を指定します。メール本文に先ほどコピーしたリンクをペーストします。このリンクをクリックすることで、受信者はBOX内のエクセルファイルにアクセスできるようになります。
リンクをペーストする際は、リンクの説明を加えるとより親切です。たとえば、「こちらのリンクからエクセルファイルをご確認ください」といった簡単な説明を添えると、相手にとって分かりやすくなります。
リンクのアクセス権設定について
BOXでリンクを取得する際に、ファイルへのアクセス権を設定することができます。デフォルトでは、リンクを知っている人が誰でもアクセスできる設定になっていますが、セキュリティを強化したい場合はアクセス権を「限定公開」や「パスワード保護」にすることが可能です。
これを設定するには、「共有」ボタンから「リンク設定」を選択し、「リンクの共有設定」を調整します。パスワードを設定することで、リンクを受け取った人しかアクセスできないようにすることができます。
共有したファイルの管理と変更について
ファイルを共有した後、もし内容を変更したい場合でも、リンクは変わりません。BOX内でエクセルファイルを更新すると、自動的に共有されたリンクも最新の内容に反映されます。これにより、相手に再度ファイルを送る手間を省くことができます。
また、リンクを送った後にアクセス状況を確認することも可能です。BOXでは誰がファイルを閲覧したかを確認できる機能があり、管理がしやすくなります。
まとめ：エクセルファイルの効率的な共有方法
BOXクラウド内のエクセルファイルをOutlookで共有する手順は非常にシンプルです。リンクをコピーして、Outlookのメール本文に貼り付けるだけで、誰でも簡単にファイルを共有できます。また、アクセス権を適切に設定することで、セキュリティも確保できます。
今後、BOXを使ったファイル共有を活用して、チームでの共同作業をよりスムーズに行えるようにしましょう。
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