Outlookで受信メールを自動で振り分ける方法を簡単に解説

Outlookで受信したメールを自動で振り分ける方法を知りたい方へ。メールの整理ができると、効率よく作業が進みます。この記事では、Outlookで簡単にメールを振り分ける設定方法を初心者向けにわかりやすく解説します。

Outlookでメールを振り分けるとは？

受信したメールを自動で振り分けるというのは、特定の条件に基づいてメールを別のフォルダに振り分ける機能です。例えば、特定の送信者からのメールを「重要」フォルダに振り分けたり、特定のキーワードが含まれるメールを自動的に「仕事」フォルダに仕分けたりすることができます。

Outlookでメールの振り分けルールを作成する手順を説明します。これからのステップに従って、メールを自動で整理しましょう。

まず、PCにインストールされたOutlookを開きます。Outlookは、デスクトップ版でもWeb版でも設定方法はほぼ同じです。

Outlookを開いたら、「ホーム」タブをクリックし、「ルール」ボタンを選択します。次に「ルールとアラートの管理」をクリックします。これで、メール振り分けの設定画面が開きます。

ルール設定画面が表示されたら、「新しいルール」を選択します。ここでは、受信トレイに届いたメールをどのように振り分けるかを設定できます。

ここでは、具体的な振り分けルールの作成例を紹介します。

例えば、特定の送信者からのメールを「重要」フォルダに振り分ける場合、ルール作成時に「送信者が○○の場合」と設定します。次に、そのメールを移動するフォルダを「重要」フォルダに指定します。

また、件名に特定のキーワードが含まれるメールを振り分けることもできます。例えば、「仕事」というキーワードが件名に含まれているメールを「仕事」フォルダに移動することができます。

さらに、複数の条件を組み合わせて、細かく振り分けることも可能です。例えば、送信者が特定の人で、かつ件名に「会議」が含まれている場合にそのメールを「会議」フォルダに自動で振り分けることができます。

メールが自動で振り分けられるようになると、受信トレイがすっきりと整理され、重要なメールを見逃すことがなくなります。振り分けたメールは、指定したフォルダで確認することができます。

Outlookでのメール振り分けルールは、設定するだけでメールの整理が自動化され、効率よく作業を進めることができます。振り分けルールを設定すれば、受信トレイがすっきりし、重要なメールを見逃すことが少なくなります。自分に合ったルールを作成して、快適なメール環境を整えましょう。